Organisationsstammdaten

Organisationsstammdaten verwalten

Verwalten Sie die Stammdaten Ihrer Organisation in der Robin Data Software. Greifen Sie über alle Funktionen und Bereiche hinweg auf identische Daten zu, die präzise zu Ihrer Organisation passen.

 

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Hintergrund

Die Organisationsstammdaten in Robin Data bezeichnet relevante Basisdaten (wie Assets, Inhaltsgruppen, Betroffenengruppen, Funktionsbereichen usw.), welche über einen gewissen Zeitraum hinweg als relativ konstant anzusehen sind. Diese Daten sind ein wichtiger Bestandteil, um Verarbeitungen der Organisation in Robin Data zu erfassen.

Zur effizienten Verwaltung von Stammdaten gibt es in Robin Data den Bereich "Organisationsstammdaten". Durch die Pflege der Organisationsstammdaten können Sie in der Robin Data Software über alle Funktionen und Bereiche hinweg auf identische Daten zugreifen, die präzise zu Ihrer Organisation passen. Ineffiziente Strukturen durch einzelne Datensilos und Abweichungen zu Ihrer Organisation  werden dabei vermieden.

Aufrufen der Organisationsstammdaten

Die Organisationsstammdaten finden Sie in der Hauptnavigationsleiste auf der rechten Seite neben der Bezeichnung Ihrer Organisation. Dir Organisationsstammdaten sind mit dem Icon gekennzeichnet 

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  1. Klicken Sie auf das Icon : Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf den gewünschten Bereich: Es öffnet sich der Bereich der Organisationsstammdaten. 

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Einzelne Bereiche der Organisationsstammdaten

Inhaltsgruppen

Unter den Organisationsstammdaten können Inhaltsgruppen definiert werden. Inhaltsgruppen fassen unterschiedliche neue oder bestehende Elemente in Robin Data zusammen. Beispielsweise könnten Benutzer eine Inhaltsgruppe für alle Standorte definieren. Dadurch müssen nicht mehr alle Standorte einzeln zu einem Datensatz hinzugefügt werden. Aktuell ist die Anwendung der Inhaltsgruppen im "Governance Tab" unter dem Bereich "Governance Tag" möglich. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Inhaltsgruppen definieren

Betroffenengruppen

Unter den Organisationsstammdaten können Betroffenengruppen importiert oder angelegt werden. Betroffenengruppen fassen unterschiedliche neue oder bestehende Elemente in Robin Data zusammen. Je nach Organisation kann das Anlegen einer Betroffenengruppe für Bewerber, Mitarbeiter oder Kunden sinnvoll sein. Dadurch müssen nicht mehr alle Personen einzeln zu einem Datensatz hinzugefügt werden. Betroffenengruppen können bspw. beim Anlegen von Verarbeitungstätigkeiten ganz einfach hinzugefügt werden. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Betroffenengruppen definieren

Dokumentierte Information

Unter den Organisationsstammdaten können dokumentierte Informationen importiert oder angelegt werden. Dokumentierte Informationen fassen Kategorien von Dokumenten in Robin Data zusammen und unterstützen die Effektivität des Qualitätsmanagement-Systems einer Organisation. Robin Data liefert Benutzern geläufige dokumentierte Informationen, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere dokumentierte Informationen angelegt werden. Beispielhafte dokumentierte Informationen sind Arbeitsanweisungen, ISO-Dokumente oder Richtlinien.

Dokumentierte Informationen müssen immer und zu jedem Zeitpunkt identifizierbar und eindeutig zuordenbar sein. Aus diesem Grund verfügen dokumentierte Informationen über eine eindeutige Kennzeichnung, einer sogenannten Dokumenten-ID. Relevante Dokumente werden in der Robin Data Software mit einer Dokumenten-ID versehen. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Dokumentierte Information

Funktionsbereiche

Unter den Organisationsstammdaten können organisationsinterne Funktionsbereiche importiert oder angelegt werden. Mit Funktionsbereichen sind Aufgabenbereiche funktionaler Organisationen voneinander abgegrenzt. Robin Data liefert Benutzern geläufige Funktionsbereiche, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Funktionsbereiche angelegt werden. Beispielhafte Funktionsbereiche sind Buchhaltung, Einkauf oder Personal.  

Funktionsbereiche können immer ausgewählt werden, wenn Benutzer Personen in der Robin Data Software anlegen. Beispielsweise beim Anlegen von Personen an den Standorten oder externen Kontakten.

Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von Funktionsbereichen finden Sie im Hilfe-Artikel Funktionsbereiche definieren.

Empfänger

Unter den Organisationsstammdaten können Empfänger importiert oder angelegt werden. Mit Empfängern sind bestimmte Kategorien von Personen innerhalb Ihrer Organisation gemeint.  Robin Data liefert Benutzern geläufige Empfängergruppen, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Empfänger angelegt werden. Beispielhafte Empfänger sind Angestellte, Gesellschafter oder Mitarbeiter der Personalabteilung.

Empfänger spielen insbesondere dann eine Rolle, wenn Sie analysieren wollen, wohin Daten fließen. Die in diesem Bereich der Organisationsstammdaten angelegten internen Empfänger können beim Anlegen von Verarbeitungstätigkeiten hinterlegt werden. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Empfänger definieren

Kategorien der Tätigkeit

Unter den Organisationsstammdaten können Kategorien der Tätigkeit importiert oder angelegt werden. Tätigkeiten können in Kategorien eingeteilt werden, die sich teilweise aus dem Datenschutzrecht ableiten (z. B. aus den Betroffenenrechten) oder aus der alltäglichen Arbeit im Datenschutz entstehen (z. B. durch geplante Datenlöschungen).  Robin Data liefert Benutzern geläufige Kategorien von Tätigkeiten mit, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Kategorien angelegt werden. Beispielhafte Kategorien von Tätigkeiten sind Anfrage eines Betroffenen, Dokumentenprüfung oder Umsetzung einer Löschregel.

Diese und weitere Kategorien können in der Robin Data Software bei der Erfassung einer Tätigkeit ausgewählt werden. Alle Tätigkeiten fließen dann in einen Tätigkeitsbericht, der z. B. am Jahresende die jährlichen Aktivitäten im Datenschutz nachweist.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Kategorie der Tätigkeit definieren

Nachweistypen (ehemals Vertragstypen)

Unter den Organisationsstammdaten können Nachweistypen angelegt werden. Verträge können in Kategorien bzw. Typen eingeteilt werden, die sich teilweise aus dem Datenschutzrecht ableiten (z. B. Auftragsverarbeitungsvertrag). Robin Data liefert Benutzern geläufige Nachweistypen, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Nachweistypen angelegt werden. Beispielhafte Nachweistypen sind der Anwaltsvertrag, Lizenzvertrag oder der Vertrag gemeinsam Verantwortlicher.

Diese Nachweistypen können in der Robin Data Software bei der Erfassung von Verträgen mit externen Kontakten ausgewählt werden. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Nachweistypen definieren

Rechtsgrundlage im Datenschutzrecht

Unter den Organisationsstammdaten können Rechtsgrundlagen im Datenschutz angelegt werden. Robin Data liefert Benutzern die wichtigsten Rechtsgrundlagen im Datenschutz, wie geläufige staatliche Datenschutzgesetze, aber auch spezifische Datenschutzgesetze der Bundesländer oder der katholischen und evangelischen Kirche. Zusätzlich können weitere Rechtsgrundlagen im Datenschutz angelegt werden. Beispielhafte Rechtsgrundlagen im Datenschutz sind die einzelnen Artikel von DSGVO oder BDSG.

Rechtsgrundlagen im Datenschutz spielen u. a. dann eine Rolle, wenn Sie Verarbeitungstätigkeiten anlegen.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Rechtsgrundlagen im Datenschutz verwalten

 Schutzbedarf

Unter den Organisationsstammdaten kann der Schutzbedarf importiert oder angelegt werden. Der Schutzbedarf definiert den benötigen Grad an Schutz für Daten in einer bestimmten Situation, um Schaden abzuwenden. Robin Data liefert Benutzern geläufige Schutzbedarfe aus der DIN 66398, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Schutzbedarfe angelegt werden. Beispielhafte Schutzbedarfe sind die Schutzklassen 1 bis 3, die Sicherheitsstufen 1 bis 7 oder die Vertraulichkeitsstufen "öffentliche Daten" bis "streng geheime Daten". 

Die Schutzbedarfe werden beim Anlegen von Dokumenten in der Robin Data Software verwendet und über den Governance Tab gepflegt. 

Eine ausführliche Anleitung zur Verwendung der Schutzbedarfe finden Sie im Hilfe-Artikel Governance Inhalte verwalten.

Risikobewertung

Unter den Organisationsstammdaten können Klassen für die Risikobewertung importiert oder angelegt werden. Die Risikobewertung dient zur Einstufung der möglichen Risiken für die Betroffenen, die von einer Verarbeitungstätigkeit ausgeht. Zur Bewertung des Risikos wird zunächst eine Schwellwertanalyse durchgeführt und das Risiko abschließend mit den angelegten Klassen der Risikobewertung eingestuft. 

Robin Data liefert Benutzern geläufige Klassen zur Risikobewertung, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Klassen angelegt werden. Etabliert für eine Risikobewertung ist die Einstufungen von 0 "Kein identifiziertes Risiko vorhanden" bis 5 "Sehr hoch".  

Die Risikobewertung spielt dann eine Rolle, wenn Sie Verarbeitungstätigkeiten anlegen.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Risikobewertung definieren

Rolle in der Organisation

Unter den Organisationsstammdaten können organisationsinterne Rollen importiert oder angelegt werden. Mit Rollen sind im Gegensatz zu den Funktionsbereichen keine Aufgabenbereiche, die verschiedene Rollen in der Organisation zusammenfassen (z. B. Buchhaltung), sondern einzelne bereichsübergreifend Rollen (z. B. Bereichsleiter) gemeint. Robin Data liefert Benutzern geläufige Rollen, diese können in den Account importiert werden. Zusätzlich können weitere Rollen angelegt werden. Beispielhafte Rollen sind Abteilungsleiter, Datenschutzkoordinator oder Prokurist.  

Rollen können ausgewählt werden, wenn Benutzer Personen an den Standorten in der Robin Data Software anlegen. 

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Rolle in der Organisation definieren

Spezielle Rechtsgrundlagen

Unter den Organisationsstammdaten können spezielle Rechtsgrundlagen angelegt werden. Robin Data liefert Benutzern die wichtigsten spezielle Rechtsgrundlagen. Immer dann, wenn das Datenschutzrecht auch weitere gesetzliche Grundlagen betrifft, ist es empfehlenswert diese zu dokumentieren. Als Beispiel kann man die rechtliche Verpflichtung, Lohndaten an das Finanzamt zu übermitteln betrachten. Zusätzlich können weitere spezielle Rechtsgrundlagen angelegt werden. Beispielhafte spezielle Rechtsgrundlagen sind das Handelsgesetzbuch, das Infektionsschutzgesetz oder die Gewerbeordnung. 

Spezielle Rechtsgrundlagen spielen u. a. dann eine Rolle, wenn Sie Verarbeitungstätigkeiten anlegen.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfe-Artikel Spezielle Rechtsgrundlagen verwalten

Weitere Fragen? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.