Hauptnavigation: Datenschutz

Verträge mit externen Kontakten verwalten

Im Datenschutz muss neben den internen Prozessen auch die Zusammenarbeit mit externen Kontakten rechtskonform gestaltet werden. Hier ist es häufig erforderlich, mit externen Kontakten Verträge abzuschließen. Diese können hier verwaltet werden.

 

Hintergrund

Werden Daten außerhalb der eigenen Organisation übermittelt, muss geprüft werden, ob die Übermittlung der Daten rechtmäßig ist oder sogar durch besondere vertragliche Regelungen gesetzeskonform abgesichert werden muss.

Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

  1. Daten werden innerhalb der EU übertragen: Es muss geprüft werden, ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis gemäß Art 28 DSGVO oder die Verarbeitung gemeinsam Verantwortlicher gemäß Art. 26 DSGVO vorliegt. Ist dieses der Fall, muss eine entsprechende vertragliche Regelung zur gesetzeskonformen Übermittlung und Verarbeitung vorgenommen werden.
  2. Daten werden außerhalb der EU übermittelt:  Neben Punkt 1 ist zusätzlich zu prüfen, ob es sich beim Zielland um ein Land mit angemessenem Datenschutzniveau handelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden sollten. Bei einer Datenübertragung außerhalb der EU muss ein verantwortlicher Ansprechpartner des externen Kontaktes für den Datenschutz benannt werden.  Liegt ein Standort in einem Drittland mit angemessenem Datenschutzniveau, benötigt die verantwortliche Stelle zwar keine weitere Erlaubnis für die Datenübermittlung nach Art. 44 ff DSGVO. Eine Rechtsgrundlage i.S.d. Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie das Ergreifen der technisch notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Daten bleibt jedoch bestehen. Liegt ein Standort in einem unsicheren Drittland, ist eine Datenübermittlung in ein solches Land nur auf Grund der im Urteil des EuGHs „Schrems II“ aufgestellten Grundsätze erfolgen. Es gelten u. a. die neuen EU-Standardvertragsklauseln.

Die rechtskonforme Absicherung erfolgt in der Regel über vertragliche Vereinbarungen mit den externen Kontakten der Organisation. Diese können Sie unter Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten anlegen und verwalten.

Diese Verträge können der Vollständigkeit halber in die Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.

Möchten Sie mehr zum Thema Auftragsverarbeitungsvertrag erfahren?

Hier geht es zum Wiki-Artikel Auftragsverarbeitungsvertrag DSGVO-konform erstellen

 

Verträge mit externen Kontakten verwalten

Die Verwaltung von Verträgen mit externen Kontakten erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der bereits angelegten Verträge.

 

 

Vertrag mit externem Kontakt erstellen

Um einen Vertrag anzulegen, gehen Sie zunächst in das folgende Menü:

  • Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten

Und  klicken anschließend auf den Button oben rechts:

  • Vertrag

Durch Klick auf diesen Button öffnet sich die leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung des Vertrages.

Verträge mit externen Kontakten erstellen

Zum Vergrößern des Bildes bitte klicken

Das Formular ist den linken Bereich "Vertrag mit externem Kontakt erstellen" und den rechten Bereich "Status" unterterteilt.  Der linke Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Spezifikation: Spezifizieren Sie den Vertrag und die Vertragspartner.

Der rechte Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Status: Erfassen Sie den Status und den Freigabezyklus des Vertrages.
  • Anlagen: Verlinken Sie Vertragsdokumente oder laden Sie diese hoch. 

    Datenbereich: Spezifikation

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung des Vertrages ein.
    • Vertragsnummer: Erfassen Sie die Vertragsnummer falls vorhanden.
    • Vertragstyp: Wählen Sie den Typ des Vertrages aus. Ist der Typ in der Liste nicht vorhanden, schreiben Sie uns eine E-Mail an: support@robin-data.io.
    • Abgeschlossen am: Geben Sie das Abschlussdatum des Vertrages ein.
    • Abgeschlossen mit: Wählen Sie einen oder mehrere Vertragspartner aus, mit denen Sie den Vertrag abgeschlossen haben. Sollten in dieser Liste keine Vertragspartner zur Auswahl stehen, müssen Sie diese zunächst unter Datenschutz > Externe Kontakte als externen Kontakt erstellen.
    • Regelung gilt für Dienstleistung: Wählen Sie die Dienstleistung aus, für welche der Vertrag gilt. Sie müssen diese Dienstleistung zunächst erstellen.
    • Verantwortlicher (Extern): Wählen Sie die Verantwortlichen Vertragspartner der externen Kontakte aus, mit dem der Vertrag verhandelt und abgeschlossen wurde. Sie müssen diese Verantwortlichen zunächst erstellen.
    • Nächste Prüfung am: Hinterlegen Sie das Datum für die nächste Prüfung.

    Datenbereich: Status

    In diesem Datenbereich ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verwalten und das Freigabeverfahren eines Vertrages abzubilden.

    Hinweis zum Status des Vertrages

    • Ein Vertrag wird in der Regel von einer Person, zum Beispiel dem Mitarbeiter einer Fachabteilung, erstellt.
    • Neben dieser Person sollte eine weitere Person prüfen, ob der Vertrag korrekt erarbeitet und ein berechtigtes Interesse gut begründet ist. Dieses kann zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte vornehmen. 
    • Am Ende der Kette muss jemand den Vertrag offiziell freigeben. Dieses kann zum Beispiel durch den Vorgesetzten erledigt werden.

     

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vertrages an.
    • Erstellt von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag erstellt hat.
    • Erstellt am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Erstellung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
    • Geprüft von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag geprüft hat.
    • Geprüft am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Prüfung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
    • Freigegeben von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag freigegeben hat.
    • Freigegeben am: Geben Sie das Datum ein, an dem dieser Vertrag zur Nutzung freigegeben wurde.
    • Notizen:  Ergänzen Sie Notizen zum Vertrag.

    Datenbereich: Anlagen

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Weblink zum Vertrag: Verlinken Sie das Vertragsdokument, insofern dieses digital abgelegt wurde.
    • Datei wählen: Laden Sie die notwendigen Vertragsdokumente hoch.
    • Bereits angehängte Dateien:  Sehen Sie welche Vertragsdokumente bereits hochgeladen wurden.

    Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

    Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.