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Verträge mit externen Kontakten verwalten

Im Datenschutz muss neben den internen Prozessen auch die Zusammenarbeit mit externen Kontakten rechtskonform gestaltet werden. Hier ist es häufig erforderlich, mit externen Kontakten Verträge abzuschließen. Diese können hier verwaltet werden.

Hintergrund

Werden Daten außerhalb der eigenen Organisation übermittelt, muss geprüft werden, ob die Übermittlung der Daten rechtmäßig ist oder sogar durch besondere vertragliche Regelungen gesetzeskonform abgesichert werden muss.

Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

  1. Daten werden innerhalb der EU übertragen: Es muss geprüft werden, ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis gemäß Art 28 DSGVO oder die Verarbeitung gemeinsam Verantwortlicher gemäß Art. 26 DSGVO vorliegt. Ist dieses der Fall, muss eine entsprechende vertragliche Regelung zur gesetzeskonformen Übermittlung und Verarbeitung vorgenommen werden.
  2. Daten werden außerhalb der EU übermittelt:  Neben Punkt 1 ist zusätzlich zu prüfen, ob es sich beim Zielland um ein Land mit angemessenem Datenschutzniveau handelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden sollten. Bei einer Datenübertragung außerhalb der EU muss ein verantwortlicher Ansprechpartner des externen Kontaktes für den Datenschutz benannt werden. Werden die Daten in die USA übertragen, ist zusätzlich das EU-US-Privacy-Shield zu beachten.

Die rechtskonforme Absicherung erfolgt in der Regel über vertragliche Vereinbarungen mit den externen Kontakten der Organisation. Diese können Sie unter Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten anlegen und verwalten.

Diese Verträge können der Vollständigkeit halber in die Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.

Verträge mit externen Kontakten verwalten

Die Verwaltung von Verträgen mit externen Kontakten erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der bereits angelegten Verträge.

Vertrag mit externem Kontakt erstellen

Um einen Vertrag mit einem externen Kontakt zu erstellen, drücken Sie in der Tabellenansicht Datenschutz > Verträge mit externen Kontakten auf den Button: Vertrag erfassen. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erfassung des Vertrages.

Das Formular weist folgende Datenbereiche auf:

  • Spezifikation: Spezifizieren Sie den Vertrag und die Vertragspartner.
  • Vertrag: Hängen Sie den Vertrag an den Eintrag an.
  • Status & Freigabe: Erfassen Sie den Status und den Freigabezyklus des Vertrages.
  • Notizen: Machen Sie sich Notizen zu dem Vertrag.

Durch Klicken auf die jeweiligen Registereinträge am linken Bildrand, können Sie zwischen diesen Datenbereichen wechseln.

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung des Vertrages ein.
  • Vertragstyp: Wählen Sie den Typ des Vertrages aus. Ist der Typ in der Liste nicht vorhanden, schreiben Sie uns eine E-Mail an: support@robin-data.io.
  • Abgeschlossen am: Geben Sie das Abschlussdatum des Vertrages ein.
  • Abgeschlossen mit: Wählen Sie einen oder mehrere Vertragspartner aus, mit denen Sie den Vertrag abgeschlossen haben. Sollten in dieser Liste keine Vertragspartner zur Auswahl stehen, müssen Sie diese zunächst unter Datenschutz > Externe Kontakte als externen Kontakt erstellen.
  • Verantwortlicher des externen Kontaktes: Wählen Sie die Verantwortlichen Vertragspartner der externen Kontakte aus, mit dem der Vertrag verhandelt und abgeschlossen wurde. Sie müssen diese Verantwortlichen zunächst erstellen.
  • Ansprechpartner des externen Kontaktes: Wählen Sie ggf. weitere Ansprechpartner der beteiligten externen Kontakte aus, die an der Vertragsgestaltung beteiligt waren. Sie müssen diese Ansprechpartner zunächst erstellen.
  • Hinweise zum Vertrag: Geben Sie ergänzende Hinweise zum Vertrag an.

Datenbereich: Vertrag

Wählen Sie über den Button Vertrag wählen das Vertragsdokument aus und laden Sie diesen zum Eintrag hoch.

Datenbereich: Status & Freigabe

In diesem Datenbereich ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verwalten und das Freigabeverfahren eines Vertrages abzubilden.

  • Ein Vertrag wird in der Regel von einer Person, zum Beispiel dem Mitarbeiter einer Fachabteilung, erstellt.
  • Neben dieser Person sollte eine weitere Person prüfen, ob der Vertrag korrekt erarbeitet und ein berechtigtes Interesse gut begründet ist. Dieses kann zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte vornehmen. 
  • Am Ende der Kette muss jemand den Vertrag offiziell freigeben. Dieses kann zum Beispiel durch den Vorgesetzten erledigt werden.

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vertrages an.
  • Erstellt von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag erstellt hat.
  • Erstellt am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Erstellung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
  • Geprüft von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag geprüft hat.
  • Geprüft am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Prüfung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
  • Freigegeben von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag freigegeben hat.
  • Freigegeben am: Geben Sie das Datum ein, an dem dieser Vertrag zur Nutzung freigegeben wurde.

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.