Verträge & Nachweise verwalten (ehemals: Dokumentierte Informationen & Nachweise)

Dieser Bereich unterteilt sich in zwei Segmente: Zum einen können Sie Verträge mit externen Kontakten managen, zum anderen können Sie Nachweisdokumente verwalten.

Hintergrund Verträge

Werden Daten außerhalb der eigenen Organisation übermittelt, muss geprüft werden, ob die Übermittlung der Daten rechtmäßig ist oder sogar durch besondere vertragliche Regelungen gesetzeskonform abgesichert werden muss.

Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

1. Daten werden innerhalb der EU übertragen: Es muss geprüft werden, ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis gemäß Art. 28 DSGVO oder die Verarbeitung gemeinsam Verantwortlicher gemäß Art. 26 DSGVO vorliegt. Ist dieses der Fall, muss eine entsprechende vertragliche Regelung zur gesetzeskonformen Übermittlung und Verarbeitung vorgenommen werden.
2. Daten werden außerhalb der EU übermittelt:  Neben Punkt 1 ist zusätzlich zu prüfen, ob es sich beim Zielland um ein Land mit angemessenem Datenschutzniveau handelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden sollten. Bei einer Datenübertragung außerhalb der EU muss ein verantwortlicher Ansprechpartner des externen Kontaktes für den Datenschutz benannt werden.  Liegt ein Standort in einem Drittland mit angemessenem Datenschutzniveau, benötigt die verantwortliche Stelle zwar keine weitere Erlaubnis für die Datenübermittlung nach Art. 44 ff DSGVO. Eine Rechtsgrundlage i.S.d. Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie das Ergreifen der technisch notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Daten bleibt jedoch bestehen. Liegt ein Standort in einem unsicheren Drittland, ist eine Datenübermittlung in ein solches Land nur auf Grund der im Urteil des EuGHs „Schrems II“ aufgestellten Grundsätze erfolgen. Es gelten u. a. die neuen EU-Standardvertragsklauseln.

Die rechtskonforme Absicherung erfolgt in der Regel über vertragliche Vereinbarungen mit den externen Kontakten der Organisation. Diese können Sie unter Datenschutz > Verträge & Nachweise anlegen und verwalten.

Diese Verträge können der Vollständigkeit halber in die Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.

Verträge mit externen Kontakten verwalten

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Compliance: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Verträge & Nachweise: Es öffnet sich die Tabellenansicht auf dem Reiter Vertrag 

Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der bereits angelegten Verträge.

Vertrag mit externem Kontakt erstellen

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Compliance: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Verträge & Nachweise: Es öffnet sich die Tabellenansicht auf dem Reiter Vertrag.
3. Klicken Sie in der Tabellenansicht auf den Button +Vertrag: Es öffnet sich ein Zwischenfenster.
4. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Vertrag und wählen Sie ggf. den Nachweistyp aus. (Ist der Typ in der Liste nicht vorhanden, können Sie unter Organisationsstammdaten > Nachweistypen weitere Nachweistypen anlegen.)
5. Klicken Sie auf Bearbeiten: Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie den Vertrag näher spezifizieren können.
6. Füllen Sie die Felder der geöffneten Eingabemaske aus. Wenn Sie einen Nachweistyp gewählt haben, an dem ein Formular über Inhaltsgruppen definiert wurde, so wird dieses unter den Robin Data Eingabefeldern angezeigt.
7. Klicken Sie auf Speichern: Ihre Inhalte zum Vertrag wurden gespeichert.

Datenbereiche der Eingabemaske

 Der linke Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

• Dokumenten-ID: Weisen Sie der Verarbeitungstätigkeit eine Dokumenten-ID zu, die Verwendung von Dokumenten-IDs dient der systemweit eindeutigen Kennzeichnung und Identifikation von Dokumenten (mehr Informationen auf der Hilfeseite "Informationsklassifikationen (ehemals: Dokumentierte Information)").
• Verträge & Nachweise: Spezifizieren Sie den Vertrag und die Vertragspartner.

Datenbereich: Verträge & Nachweise

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung des Vertrages ein.
• Vertragsnummer: Erfassen Sie die Vertragsnummer falls vorhanden.
• Nachweistyp: Wählen Sie den Typ des Vertrages aus. Ist der Typ in der Liste nicht vorhanden, können Sie unter Organisationsstammdaten > Nachweistypen weitere Typen anlegen.
• Zusätzlich Formularfelder:  Sie können zusätzliche Informationen hinterlegen, indem Sie unter Organisationsstammdaten > Inhaltgruppen eine Formularerweiterung für Nachweistypen anlegen.
• Vertragsparteien: Werden über den Matcher mit dem Datensatz verknüpft.
• Regelung gilt für Dienstleistung: Wird über den Matcher mit dem Datensatz verknüpft.
• Verantwortlicher (Extern): Wählen Sie die Verantwortlichen Vertragspartner der externen Kontakte im Governance Tab aus, mit dem der Vertrag verhandelt und abgeschlossen wurde. Sie müssen diese Verantwortlichen zunächst erstellen.
• Gültig ab: Geben Sie das Abschlussdatum des Vertrages ein Governance Tab.
• Gültig bis: Hinterlegen Sie die Laufzeit im Governance Tab.
• Nächste Prüfung am: Hinterlegen Sie das Datum für die nächste Prüfung im Governance Tab.

 

Der rechte Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

• Matcher Tab: Über den Matcher können Sie Dokumente (wie z.B. Tätigkeiten oder technische und organisatorische Maßnahmen) verknüpfen, sowie verknüpfte Dokumente einsehen. Über den Matcher können weitere Dokumente erstellt werden, die mit dem geöffneten Datensatz verknüpft werden können. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Matcher verwenden.
• Status Tab: Erfassen Sie den Status und den Freigabezyklus des Vertrages.
• Governance Tab: Das Governance Tab ist in mehreren Dokumenten in der Robin Data ComplianceOS® gleichermaßen verfügbar. Es bietet die Möglichkeit, diverse grundlegende Parameter für das jeweilige Dokument festzuhalten. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Governance Inhalte verwalten.
• Anlagen Tab: In diesem Tab können Sie über den Button Anlage hinzufügen zugehörige Dokumente hinterlegen. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Eingabemasken mit Formularen verwenden.

• Externe Links Tab: In diesem Tab können Sie über den Button Externen Link hinzufügen zugehörige Informationen verlinken. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Eingabemasken mit Formularen verwenden.

Datenbereich: Status

In diesem Datenbereich ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verwalten und das Freigabeverfahren eines Vertrages abzubilden.

 

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vertrages an.
• Erstellt von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag erstellt hat.
• Erstellt am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Erstellung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
• Geprüft von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag geprüft hat.
• Geprüft am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Prüfung dieses Vertrages abgeschlossen wurde.
• Freigegeben von: Geben Sie die Person an, die diesen Vertrag freigegeben hat.
• Freigegeben am: Geben Sie das Datum ein, an dem dieser Vertrag zur Nutzung freigegeben wurde.
• Notizen:  Ergänzen Sie Notizen zum Vertrag.

Nachweis erstellen

Nachweisdokumente dienen als Aufzeichnung und sind wichtig, wenn es um eine  Wirksamkeitsprüfung einer umgesetzten Anforderung, eines Gesetzes oder einer Norm geht.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Compliance: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Verträge & Nachweise: Es öffnet sich die Tabellenansicht auf dem Reiter "Vertrag".
3. Wechseln Sie auf den Reiter Nachweise: Es öffnet sich die Tabellenansicht auf dem Reiter Nachweise.
4. Klicken Sie in der Tabellenansicht auf den Button +Nachweise: Es öffnet sich ein Zwischenfenster.
5. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Nachweis und wählen Sie ggf. den Nachweistyp aus. (Ist der Typ in der Liste nicht vorhanden, können Sie unter Organisationsstammdaten > Nachweistypen weitere Nachweistypen anlegen.)
6. Klicken Sie auf Bearbeiten: Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie den Nachweis näher spezifizieren können. 
7. Die Standard-Felder der geöffneten Eingabemaske enthalten neben der Bezeichnung und dem Nachweistyp keine weiteren Felder. Wenn Sie einen Nachweistyp gewählt haben, an dem ein Formular über Inhaltsgruppen definiert wurde, so wird dieses unter den Robin Data Eingabefeldern angezeigt.
8. Klicken Sie auf Speichern: Ihre Inhalte zum Vertrag wurden gespeichert.

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