Governance Inhalte verwalten

Das Governance Tab ist in mehreren Dokumenten in der Robin Data Software gleichermaßen verfügbar. Es bietet die Möglichkeit, diverse grundlegende Parameter für das jeweilige Dokument festzuhalten.

Hintergrund

In älteren Versionen der Robin Data Software waren Parameter, wie bspw. zugewiesene Standorte oder Personen in der linken Seite der Modal auszufüllen.  

Im Sinne einer Vereinheitlichung sowie einer funktionalen Erweiterung wurden die grundlegenden Parameter in den sogenannte "Governance Tab"  auf der rechten Seite der Modal überführt.

Einsatzbereich des Governance Tabs

Das Governance Tab ist in den folgenden Bereichen der Robin Data ComplianceOS® verfügbar:

• Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten

• Datenschutz-Folgenabschätzung

• Löschklassen

• Externe Kontakte
• Dienstleistungen

• Verträge mit externen Kontakten

• Technisch-organisatorische Maßnahmen

Inhalt des Governance Tabs

Das Governance Tab weist folgende Datenbereiche auf:

• Organisationszuordnung: Bearbeiten Sie  die organisatorische Verankerung des jeweiligen Dokumentes.

• Schutzbedarf: Geben Sie den Schutzbedarf des jeweiligen Dokumentes an.
• Gültigkeit: Geben Sie die Gültigkeit des jeweiligen Dokumentes an.
• Historie: Switchen Sie zwischen verschiedenen Versionen des jeweiligen Dokumentes und / oder geben Sie den Termin der nächsten Revision an.
  
  

Datenbereich: Organisationszuordnung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Datenverarbeitung in Ländern: Geben Sie Länder an, zu denen dieses Dokument einen Bezug hat.
• Gilt an Standorten: Geben Sie an, an welchen Standorten der Organisation dieses Dokument gilt. Es können ein oder mehrere Standorte angegeben werden. 
• Gilt in Funktionsbereichen: Geben Sie an, in welchen Funktionsbereichen (z.B. Abteilungen oder Dezernaten) der obigen Standorte dieses Dokument gilt.
• Verantwortlicher: Geben Sie den Verantwortlichen des Dokumentes / Prozessbesitzer ein. Dies ist eine Person, die Sie unter Datenschutz > Personen (Hilfeseite "Personen verwalten") bereits erstellt haben oder noch erstellen müssen.
• Vertreter: Geben Sie den verantwortlichen Vertreter (stellvertretenden Prozessbesitzer) für das Dokument ein. Dies ist eine Person, die Sie unter Datenschutz > Personen (Hilfeseite "Personen verwalten") bereits erstellt haben oder noch erstellen müssen.
• Aufsicht: Wenn es eine Person gibt, die die Aufsicht für dieses Dokument hat, können Sie diese hier angeben. Dies ist eine Person, die Sie unter Datenschutz > Personen (Hilfeseite "Personen verwalten") bereits erstellt haben oder noch erstellen müssen.
• Ansprechpartner Compliance: Geben Sie den Ansprechpartner aus dem Compliance Bereich ein. Dies ist eine Person, die Sie unter Datenschutz > Personen (Hilfeseite "Personen verwalten") bereits erstellt haben oder noch erstellen müssen.

Datenbereich: Schutzbedarf

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Schutzklasse: Wählen Sie die Schutzklasse des Dokumentes.
  
  Folgende Schutzklassen nach DIN 66398 sind in Robin Data vorkonfiguriert:
  • Schutzklasse 1 - Normaler Schutz für interne Daten
  • Schutzklasse 2 - Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten
  • Schutzklasse 3 - Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

Über die Organisationsstammdaten können Sie eigene Schutzklassen erstellen.

•  Sicherheitsstufe: Wählen Sie die Sicherheitsstufe des Dokumentes.
  
  Folgende Sicherheitsstufennach DIN 66398 sind in Robin Data vorkonfiguriert:
  
  • Sicherheitsstufe 1 - Assets die allgemeine Daten verarbeiten
  • Sicherheitsstufe 2 - Assets die interne Daten verarbeiten
  • Sicherheitsstufe 3 - Assets die sensible und vertraulichen Daten verarbeiten
  • Sicherheitsstufe 4 - Assets die besonders sensible und vertrauliche Daten verarbeiten
  • Sicherheitsstufe 5 - Assets die die geheim zu haltende Daten verarbeiten
  • Sicherheitsstufe 6 - Assets die die geheim zu haltende Daten verarbeiten wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind
  • Sicherheitsstufe 7 - Assets die streng geheim zu haltenden Daten verarbeiten
• Vertraulichkeit: Wählen Sie die Vertraulichkeit des Dokumentes.
  
  Folgende Vertraulichkeitsstufen sind in Robin Data vorkonfiguriert:
  • Öffentliche Daten
  • Interne Daten
  • Vertrauliche Daten
  • Geheime Daten
  • Streng geheime Daten

Datenbereich: Gültigkeit

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Gültig ab: Geben Sie an, ab wann das Dokument gültig ist.
• Gültig bis: Geben Sie an, bis wann das Dokument gültig ist.
• Nächste Revision: Geben Sie an, wann die nächste Revision des Dokumentes fällig wird.
• Zugeordnete Inhaltsgruppen: Wählen Sie eine Inhaltsgruppe aus, die Sie mit dem Dokument verknüpfen wollen.  Nur verknüpften Inhaltsgruppen haben Zugriff auf das jeweilige Dokument.

Datenbereich: Historie

Sie können über die Historie verschiedene Versionen des jeweiligen Dokumentes einsehen, mit der aktuellen vergleichen und die ältere Version wiederherstellen. Dazu wählen Sie zunächst die entsprechende Version aus.
Sie können nun durch Klick auf "View" die ältere Version mit der aktuellen vergleichen. Wenn Sie die ältere Version wiederherstellen möchten, wählen Sie diese Version aus und klicken Sie den blauen Pfeil links des View-Buttons.