Hauptnavigation: Datenschutz

Externe Kontakte verwalten

Organisationen arbeiten mit externen Kontakten außerhalb der Organisation zusammen. Datenschutzrechtlich muss der Transfer personenbezogener Daten mit diesen Kontakten in einigen Fällen speziell geregelt werden.

Hintergrund

Werden Daten außerhalb der eigenen Organisation transferiert, muss geprüft werden, ob die Übermittlung der Daten rechtmäßig ist oder sogar durch besondere vertragliche Regelungen gesetzeskonform abgesichert werden muss.

Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

  1. Daten werden innerhalb der EU übertragen: Es muss geprüft werden, ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis gemäß Art 28 DSGVO oder eine Verarbeitung gemeinsam Verantwortlicher gemäß Art. 26 DSGVO vorliegt. Ist dieses der Fall, muss eine entsprechende vertragliche Regelung zur gesetzeskonformen Übermittlung und Verarbeitung vorgenommen werden.
  2. Daten werden außerhalb der EU übermittelt:  Neben Punkt 1 ist zusätzlich zu prüfen, ob es sich beim Zielland um Land mit angemessenem Datenschutzniveau handelt. Dann sollten entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Bei einer Datenübertragung außerhalb der EU muss ein verantwortlicher Ansprechpartner des externen Kontaktes für den Datenschutz benannt werden. Werden die Daten in die USA übertragen, ist zusätzlich das EU-US-Privacy-Shield zu beachten.

Die Daten der externen Kontakte werden auch in der Definition der Verarbeitungstätigkeiten verwendet, die Sie unter Datenschutz > Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anlegen können. 

Externen Kontakte verwalten

Um einen externen Kontakt zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf: 

  • Datenschutz > Externe Kontakte

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der bereits angelegten externen Kontakte.

 

 

Das Video ist aktuell nur auf Deutsch verfügbar

 

Externen Kontakt erstellen


Um einen externen Kontakt zu erstellen, drücken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz > Externe Kontakte und anschließend auf den Button oben rechts: Externer Kontakt. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung eines externen Kontaktes.

Zum Vergrößern des Bildes klicken Sie dieses bitte an

 

Das Formular weist folgende Datenbereiche auf:

  • Spezifikation: Definieren Sie die Art des externen Kontaktes und die datenschutzrelevanten Einstellungen.
  • Kontaktdaten: Geben Sie die allgemeinen Kontaktinformationen des externen Kontaktes ein.
  • Notizen: Machen Sie sich Notizen zu diesem externen Kontakt.

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung des externen Kontaktes ein.
  • Rechtsform: Wählen Sie die Rechtsform des externen Kontaktes aus.
  • Land: Geben Sie das Land für den relevanten Standort des externen Kontaktes ein. Sollte der externe Kontakt außerhalb der EU lokalisiert sein, müssen Sie ggf. gesonderte Regelungen beachten und Maßnahmen ergreifen.
  • Kategorie: Geben Sie an, welche Kategorie der externe Kontakt aus Ihrer Sicht darstellt.
  • Dienstleistungen: Externe Kontakte bieten bestimmte Dienstleistungen an, die Sie nutzen. Einige dieser Dienstleistungen sind datenschutzrelevant und sollten hier zugeordnet werden. Von diesen Dienstleistungen kann abhängig sein, ob der externe Kontakt z. B. einen Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO darstellt. Können Sie hier keine Dienstleistung auswählen, speichern Sie den externen Kontakt ab und legen unter Datenschutz > Dienstleistungen eine Dienstleistung an. Im Anschluss weisen Sie diese dem externen Kontakt zu.
  • Vertragsgrundlage der Zusammenarbeit: Geben Sie die Art des Vertrags an, die Sie benötigen, um die Zusammenarbeit mit einem externen Kontakt rechtskonform im Sinne des Datenschutzrechtes zu regeln.

Datenbereich: Kontaktdaten

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Straße, Hausnummer: Geben Sie die Straße und Hausnummer des externen Kontaktes ein.
  • Postleitzahl: Geben Sie die Postleitzahl des externen Kontaktes ein.
  • Stadt: Geben Sie die Stadt des externen Kontaktes ein.
  • Telefonnummer: Geben Sie die allgemeine Telefonnummer des externen Kontaktes ein.
  • Faxnummer: Geben Sie die allgemeine Faxnummer des externen Kontaktes ein.
  • E-Mail-Adresse: Geben Sie die allgemeine E-Mail des externen Kontaktes ein.
  • Website: Geben Sie die Webseite des externen Kontaktes an.

Datenbereich : Status

In diesem Datenbereich ist es möglich, den Status eines externen Kontaktes zu verwalten.

  • Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus des externen Kontaktes an.
  • Notiz: In diesem Feld ist Raum für Ihre Notizen zu diesem externen Kontakt.

Externen Kontakt bearbeiten

Bereits angelegt externe Kontakte können in der Tabelle unter Hauptmenü Datenschutz > Externe Kontakte bearbeitet werden. Dazu klicken Sie in der Tabelle auf einen der Inhalte der Spalte Bezeichnung. Anschließend öffnet sich der externe Kontakt, die verschiedenen Datenbereiche sind im Punkt Externe Kontakte erstellen näher erläutert.

Zusätzlich finden Sie auf der rechten Seite der Eingabemaske die Datenbereiche "Externe Kontaktperson" und "Tätigkeit".

Zum Vergrößern des Bildes klicken Sie dieses bitte an

Datenbereich: externe Kontaktperson

Dieser Datenbereich öffnen Sie mit Klick auf den Button "Externer Kontakt - Person erstellen" oben recht. Dieser Bereich weist folgende Formularfelder auf:

Zum Vergrößern des Bildes klicken Sie dieses bitte an

  • Anrede: Wählen Sie die Anrede der Person aus.
  • Titel: Geben Sie den Titel der Person ein.
  • Vorname: Geben Sie den Vornamen der Person ein.
  • Nachname: Geben Sie den Nachnamen der Person ein.
  • Telefonnummer: Geben Sie die Telefonnummer der Person ein.
  • Mobilfunknummer: Geben Sie die mobile Telefonnummer der Person ein.
  • Faxnummer: Geben Sie die Faxnummer der Person ein. 
  • E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
  • Funktionsbereich: Geben Sie den Funktionsbereich der Person ein.
  • Notizen: Geben Sie Notizen zur Person ein.

Datenbereich: Tätigkeit

Dieser Datenbereich öffnen Sie mit Klick auf den Button "Tätigkeit erstellen" oben recht. Dieser Bereich weist folgende Formularfelder auf:

 

Zum Vergrößern des Bildes klicken Sie dieses bitte an

 

  • Titel: Geben Sie der Tätigkeit einen eindeutigen inhaltlichen Titel, idealerweise enthält dieser ein Verb.
  • Beschreibung: Präzisieren Sie, was in dieser Tätigkeit erledigt werden soll.
  • Kategorie der Tätigkeit: Geben Sie an, welche Tätigkeitskategorie dieser Tätigkeit entspricht. Die Kategorie einer Tätigkeit leitet sich ab aus den rechtlichen Pflichtaufgaben im Datenschutz und der Verwaltung allgemeiner Tätigkeiten zur Umsetzung und Pflege des Datenschutzmanagementsystems.
  • Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus der Tätigkeit an.
  • Verantwortlicher Systembenutzer: Weisen Sie dem verantwortlichen Systembenutzer die Tätigkeit zu . Der Verantwortliche muss ein registrierter Nutzer Ihrer Organisation in der Robin Data Software sein. 
  • Verantwortlichen per E-Mail informieren: Informieren Sie den verantwortlichen Systembenutzer per E-Mail, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. Der Verantwortliche erhält eine E-Mail mit dem Link zur Tätigkeit.
  • Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für diese Tätigkeit ein.
  • Frist: Geben Sie die Frist für diese Tätigkeit ein.
  • Eingangskanal: Geben Sie ein, über welchen Kommunikationskanal Sie diese Tätigkeit erreicht hat.
  • Anfragender: Dokumentieren Sie, welche Person (aus Datenschutz > Personen) den Anstoß für diese Tätigkeit gegeben hat.
  • Beendet: Geben Sie an, wann diese Tätigkeit beendet wurde.
  • Kurzbericht: Beschreiben Sie, was Sie in dieser Tätigkeit gemacht haben. 

Weitere Informationen darüber, wie Sie Tätigkeiten ausfüllen finden Sie im Artikel Tätigkeiten-Manager.

 

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.