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Tätigkeiten-Manager

Für die Dokumentation des Datenschutzes ist es unerlässlich, nachzuweisen, welche Tätigkeiten zur gesetzeskonformen Umsetzung des Datenschutzes vorgenommen wurden. Diese Tätigkeiten fließen dann jährlich in den Tätigkeitsbericht "Datenschutz" ein.

Hintergrund

Die Umsetzung des Datenschutzes erfolgt entlang der geltenden Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, BDSG etc.) und spezieller Regelungen innerhalb der Branche einer Organisation. Aus diesen gesetzlichen Vorgaben ergeben sich für den Verantwortlichen gewisse Pflichten, deren Umsetzung häufig nachzuweisen ist. 

Die Umsetzung dieser Pflichten erfolgt innerhalb von Tätigkeiten, die in der Robbin Data Software dokumentiert werden können. Häufig werden diese Tätigkeiten von der für den Datenschutz zuständigen Person, wie Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzkoordinator, erfasst, bearbeitet und das Ergebnis der Bearbeitung dokumentiert. 

Tätigkeiten können in Kategorien eingeteilt werden, die sich teilweise aus dem Datenschutzrecht ableiten (z. B. aus den Betroffenenrechten) oder aus der alltäglichen Arbeit im Datenschutz entstehen (z. B. durch geplante Datenlöschungen).

Beispielsweise sind folgende Kategorien von Tätigkeiten zu nennen:

  • Anfrage eines Kunden zum Thema Datenschutz
  • Anfrage eines Mitarbeiters zum Thema Datenschutz
  • Abschließen eines Vertrages
  • Löschen von Dokumenten
  • Löschanfrage eines Betroffenen gemäß Art. 17 DSGVO

Diese und weitere Kategorien können in der Robin Data Software bei der Erfassung einer Tätigkeit ausgewählt werden. Alle Tätigkeiten fließen dann in einen Tätigkeitsbericht, der z. B. am Jahresende die jährlichen Aktivitäten im Datenschutz nachweist.

Tätigkeiten verwalten

Die Verwaltung von Standorten erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Tätigkeiten > Tätigkeiten-Manager

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

Tätigkeit erfassen

Um eine Tätigkeit zu erfassen, drücken Sie in der Tabellenansicht Tätigkeiten > Tätigkeiten-Manager auf den Button: Tätigkeit erfassen. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung einer Löschklasse.

Das Formular weist folgende Datenbereiche auf:

  • Beschreibung: Beschreibung und Kategorie der Tätigkeit.
  • Spezifikation: Verantwortliche und zeitliche Vorgaben für die Tätigkeit.
  • Bearbeitung: Informationen zur Bearbeitung der Tätigkeit.
  • Notizen: Machen Sie sich Notizen zur Tätigkeit

Durch Klicken auf die jeweiligen Registereinträge am linken Bildrand, können Sie zwischen diesen Datenbereichen wechseln.

Datenbereich: Beschreibung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Titel: Geben Sie der Tätigkeit einen eindeutigen inhaltlichen Titel, idealerweise enthält dieser ein Verb.
  • Beschreibung: Präzisieren Sie, was in dieser Tätigkeit erledigt werden soll.

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Kategorie der Tätigkeit: Geben Sie an, welche Tätigkeitskategorie dieser Tätigkeit entspricht. Die Kategorie einer Tätigkeit leitet sich ab aus den rechtlichen Pflichtaufgaben im Datenschutz und der Verwaltung allgemeiner Tätigkeiten zur Umsetzung und Pflege eines des Datenschutzmanagementsystems.
  • Status: Jede Tätigkeit hat einen Status, der Ihnen hilft, den Überblick über offene, laufende und erledigte Tätigkeiten zu behalten.
  • Verantwortlich: Geben Sie die Verantwortliche oder den Verantwortlichen für die Tätigkeit ein. Der Verantwortliche muss ein registrierter Nutzer Ihrer Organisation in der Robin Data Software sein.
  • Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für diese Tätigkeit ein.
  • Enddatum: Geben Sie ein Enddatum für diese Tätigkeit ein.
  • Eingangskanal: Geben Sie ein, über welchen Kommunikationskanal Sie diese Tätigkeit erreicht hat.
  • Anfragender: Dokumentieren Sie, welche Person (aus Datenschutz > Personen) den Anstoß für diese Tätigkeit gegeben hat.

Datenbereich: Kurzbericht

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Tätigkeit abgeschlossen am: Geben Sie an, wann diese Tätigkeit beendet wurde.
  • Kurzbericht zur Bearbeitung der Tätigkeit: Beschreiben Sie, was Sie in dieser Tätigkeit gemacht haben. 

Sie können der Tätigkeit eine Datei anhängen. Die prinzipielle Beschreibung, wie Sie eine Datei anhängen finden Sie beim Datei-Manager.

 

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.