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Tätigkeiten-Manager

Für die Dokumentation des Datenschutzes ist es unerlässlich, nachzuweisen, welche Tätigkeiten zur gesetzeskonformen Umsetzung des Datenschutzes vorgenommen wurden. Diese Tätigkeiten fließen dann jährlich in den Tätigkeitsbericht ein.

 

Hintergrund

Die Umsetzung des Datenschutzes erfolgt gemäß der geltenden Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, BDSG) und spezieller Regelungen innerhalb der Branche einer Organisation. Aus diesen gesetzlichen Vorgaben ergeben sich für den Verantwortlichen gewisse Pflichten, deren Umsetzung häufig nachzuweisen ist. 

Die Umsetzung dieser Pflichten erfolgt innerhalb von Tätigkeiten, die in der Robin Data Software dokumentiert werden können. Häufig werden diese Tätigkeiten von der, für den Datenschutz zuständigen Person, wie dem Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzkoordinator, erfasst, bearbeitet und das Ergebnis dokumentiert. 

Tätigkeiten können in Kategorien eingeteilt werden, die sich teilweise aus dem Datenschutzrecht ableiten (z. B. aus den Betroffenenrechten) oder aus der alltäglichen Arbeit im Datenschutz entstehen (z. B. durch geplante Datenlöschungen).

Beispielsweise sind folgende Kategorien von Tätigkeiten zu nennen:

  • Anfrage eines Kunden zum Thema Datenschutz
  • Anfrage eines Mitarbeiters zum Thema Datenschutz
  • Abschließen eines Vertrages
  • Löschen von Dokumenten
  • Löschanfrage eines Betroffenen gemäß Art. 17 DSGVO

Diese und weitere Kategorien können in der Robin Data Software bei der Erfassung einer Tätigkeit ausgewählt werden. Alle Tätigkeiten fließen dann in einen Tätigkeitsbericht, der z. B. am Jahresende die jährlichen Aktivitäten im Datenschutz nachweist.

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Tätigkeiten verwalten

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich die Tabellenansicht, in der Sie Tätigkeiten verwalten können. 

Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

Hinweis

In der Tabellenansicht können Sie erledigte Tätigkeiten ausblenden über das Toggle "Erledigte Aktivitäten ausblenden". 

Tätigkeit erfassen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich die Tabellenansicht.
  3. Klicken Sie auf den Button +Tätigkeit: Es öffnet sich ein Zwischenfenster, indem die Bezeichnung erfasst wird.
    Zwischenfenster-taetigkeiten
  4. Geben Sie die Bezeichnung der Tätigkeit ein. 
  5. Klicken Sie auf Bearbeiten, wenn Sie die Felder der Eingabemaske ausfüllen wollen: Es öffnet sich die Eingabemaske. 
  6. Füllen Sie die Felder der geöffneten Eingabemaske aus.
  7. Klicken Sie auch Speichern: Die Tätigkeit wurde erfasst.

Hinweis

Wenn Sie in dem Zwischenfenster auf Ohne bearbeiten klicken, wird die Tätigkeit ohne weitere Angaben in der Tabellenansicht gespeichert, und kann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Datenbereiche der Eingabemaske

Taetigkeiten_Manager_005

Der linke Formularbereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Dokumenten-ID: Weisen Sie der Verarbeitungstätigkeit eine Dokumenten-ID zu, die Verwendung von Dokumenten-IDs dient der systemweit eindeutigen Kennzeichnung und Identifikation von Dokumenten (mehr Informationen auf der Hilfeseite "Dokumentierte Information").
  • Beschreibung: Beschreibung und Kategorie der Tätigkeit.
  • Spezifikation: Verantwortliche und zeitliche Vorgaben für die Tätigkeit.
  • Bearbeitung: Informationen zur Bearbeitung der Tätigkeit.

Datenbereich: Beschreibung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Bezeichnung: Geben Sie der Tätigkeit einen eindeutigen inhaltlichen Titel, idealerweise enthält dieser ein Verb.
  • Beschreibung: Präzisieren Sie, was in dieser Tätigkeit erledigt werden soll.

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Kategorie der Tätigkeit: Geben Sie an, welche Tätigkeitskategorie dieser Tätigkeit entspricht. Die Kategorie einer Tätigkeit leitet sich ab aus den rechtlichen Pflichtaufgaben im Datenschutz und der Verwaltung allgemeiner Tätigkeiten zur Umsetzung und Pflege des Datenschutzmanagementsystems.
  • Verantwortlicher Systembenutzer: Weisen Sie dem verantwortlichen Systembenutzer die Tätigkeit zu . Der Verantwortliche muss ein registrierter Nutzer Ihrer Organisation in der Robin Data Software sein. 
  • Verantwortlichen per E-Mail informieren: Informieren Sie den verantwortlichen Systembenutzer per E-Mail, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. Der Verantwortliche erhält eine E-Mail mit dem Link zur Tätigkeit.
  • Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für diese Tätigkeit ein.
  • Frist: Geben Sie die Frist für diese Tätigkeit ein.
  • Eingangskanal: Geben Sie ein, über welchen Kommunikationskanal Sie diese Tätigkeit erreicht hat.
  • Anfragender: Dokumentieren Sie, welche Person (aus Datenschutz > Personen) den Anstoß für diese Tätigkeit gegeben hat.

TIPP

Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert, grau hinterlegte Buttons sind deaktiviert.

Aktivierter Button:

Deaktivierter Button:

Datenbereich: Bearbeitung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Beendet: Geben Sie an, wann diese Tätigkeit beendet wurde.
  • Kurzbericht: Beschreiben Sie, was Sie in dieser Tätigkeit gemacht haben. 

Der rechte Formularbereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Matcher: Über den Matcher können Sie Dokumente verknüpfen sowie verknüpfte Dokumente einsehen.
  • Status Tab: In diesem Tab ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verwalten und Notizen zur Löschklasse zu hinterlegen.
  • Aktivitäten Tab: In diesem Tab werden alle Tätigkeiten angezeigt, die mir Ihrem Datensatz verknüpft sind. Zum Erstellen einer Tätigkeit klicken Sie den Button oben rechts +Aufgabe. Darauf hin öffnet sich ein neues Eingabeformular. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Eingabemaske mit Formularen verwenden.
  • Anlagen TabIn diesem Tab können Sie über den Button Anlage hinzufügen zugehörige Dokumente hinterlegen. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Eingabemaske mit Formularen verwenden.
  • Externe Links Tab: In diesem Tab können Sie über den Button Externen Link hinzufügen zugehörige Informationen verlinken. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Eingabemaske mit Formularen verwenden.

  • Verknüpfte Dokumente: In diesem Tab sehen Sie alle Dokumente, die mit der Tätigkeit verknüpft sind.

Datenbereich: Status

  • Status: Jede Tätigkeit hat einen Status, der Ihnen hilft, den Überblick über offene, laufende und erledigte Tätigkeiten zu behalten. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den zutreffenden Status aus.
  • Benötigte Gesamtzeit: Hinterlegen Sie die benötigte Gesamtzeit für diese Tätigkeit.
  • Privat: Kennzeichne Sie die Tätigkeit als privat, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. 
  • Notizen: Ergänzen Sie Notizen zu der Tätigkeit.

Datenbereich: Anlagen

  • Datei wählen: Sie können der Tätigkeit eine Datei anhängen. Die prinzipielle Beschreibung, wie Sie eine Datei anhängen finden Sie beim Datei-Manager.

Direktlinks zu Tätigkeiten kopieren

In den Tätigkeiten können Direktlinks zu den Datensätzen kopiert und zum Beispiel in eine Mail eingefügt werden. Nach Klick auf den Link gelangen Benutzer auf den entsprechenden Datensatz. Voraussetzung ist, dass Benutzer in Robin Data eingeloggte sind. 

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich die Tabellenansicht.
  3. Klicken Sie eine Tätigkeit an: Es öffnet sich die Eingabemaske der Tätigkeit.
  4. Klicken Sie auf das orange Symbol rechts neben der Dokumenten-ID: Der Link zur Tätigkeit ist in der Zwischenablage gespeichert

direktlink-zu-datensatz

Tätigkeiten drucken 

Hinweis

Ab der Lizenz "Basic" können Sie eine Auswahl Ihrer Tätigkeiten drucken und in Form eines PDFs herunterladen.

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Tätigkeiten: Es öffnet sich die Tabellenansicht.

  3. Option 1: Klicken Sie in der Spalte Checkboxen auf die einzelnen Tätigkeiten: Ausgewählte Tätigkeiten sind mit einem blauen Häkchen gekennzeichnet.
  4. Option 2: Klicken Sie in den Spaltenkopf der Checkboxen um alle Tätigkeiten auszuwählen: Ausgewählte Tätigkeiten sind mit einem blauen Häkchen gekennzeichnet.
  5. Klicken Sie auf den Button Aktionen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  6. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Aktion Drucken: Es öffnet sich ein Fenster mit Filteroptionen.
    Taetigkeiten_Manager_007
  7. Selektieren Sie die gewünschte Filteroptionen.
  8. Klicken Sie auf Tätigkeiten drucken: Die Tätigkeiten werden als PDF herausgegeben. 

Tätigkeiten kopieren 

Sie können sowohl in der Tabellenansicht als auch in der Eingabemaske Tätigkeiten kopieren. 

In der Tabellenansicht

  1.  Selektieren Sie eine oder mehrere Tätigkeiten, in dem Sie das entsprechende Kontrollkästchen klicken.
  2. Klicken Sie auf das Kopieren-Icon: Eine oder mehrere Tätigkeiten wurden kopiert.
    Taetigkeiten_Manager_009-1

In der Eingabemaske

  1. In der Tabellenansicht öffnen Sie die Tätigkeit, die Sie kopieren möchten.
  2. Auf der rechten Seite der Eingabemaske klicken Sie auf den Button Kopieren: Die Tätigkeit wurde kopiert.
    Taetigkeiten_Manager_010

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  • Erhalten Sie Informationen zur Definition und Bedeutung des Tätigkeitsberichts
  • Verstehen Sie den Zusammenhang zwischen den Nachweispflichten der DSGVO und dem Tätigkeitsbericht
  • Lernen Sie die Inhalte des Tätigkeitsberichtes kennen
  • Erhalten Sie wichtige Hinweise zur Umsetzung des Tätigkeitsberichts
  • Erfahren Sie wie Sie in nur 6 Schritten den Tätigkeitsbericht fertigstellen
  • Inklusive Beispielen für Tätigkeiten und Kategorien von Tätigkeiten

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Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.