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Tätigkeiten-Manager

Für die Dokumentation des Datenschutzes ist es unerlässlich, nachzuweisen, welche Tätigkeiten zur gesetzeskonformen Umsetzung des Datenschutzes vorgenommen wurden. Diese Tätigkeiten fließen dann jährlich in den Tätigkeitsbericht "Datenschutz" ein.

Hintergrund

Die Umsetzung des Datenschutzes erfolgt gemäß der geltenden Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, BDSG etc.) und spezieller Regelungen innerhalb der Branche einer Organisation. Aus diesen gesetzlichen Vorgaben ergeben sich für den Verantwortlichen gewisse Pflichten, deren Umsetzung häufig nachzuweisen ist. 

Die Umsetzung dieser Pflichten erfolgt innerhalb von Tätigkeiten, die in der Robin Data Software dokumentiert werden können. Häufig werden diese Tätigkeiten von der für den Datenschutz zuständigen Person, wie Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzkoordinator, erfasst, bearbeitet und das Ergebnis der Bearbeitung dokumentiert. 

Tätigkeiten können in Kategorien eingeteilt werden, die sich teilweise aus dem Datenschutzrecht ableiten (z. B. aus den Betroffenenrechten) oder aus der alltäglichen Arbeit im Datenschutz entstehen (z. B. durch geplante Datenlöschungen).

Beispielsweise sind folgende Kategorien von Tätigkeiten zu nennen:

  • Anfrage eines Kunden zum Thema Datenschutz
  • Anfrage eines Mitarbeiters zum Thema Datenschutz
  • Abschließen eines Vertrages
  • Löschen von Dokumenten
  • Löschanfrage eines Betroffenen gemäß Art. 17 DSGVO

Diese und weitere Kategorien können in der Robin Data Software bei der Erfassung einer Tätigkeit ausgewählt werden. Alle Tätigkeiten fließen dann in einen Tätigkeitsbericht, der z. B. am Jahresende die jährlichen Aktivitäten im Datenschutz nachweist.

Tätigkeiten verwalten

Die Verwaltung von Tätigkeiten erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Tätigkeiten > Tätigkeiten-Manager

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

 

 

 

Tätigkeit erfassen

Um eine Tätigkeit zu erfassen, drücken Sie in der Tabellenansicht Tätigkeiten > Tätigkeiten-Manager auf den Button: Tätigkeit. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung einer Tätigkeit.

Tätigkeiten erstellen in der Datenschutz-Software Robin Data

 

Das Formular weist folgende Datenbereiche auf:

  • Beschreibung: Beschreibung und Kategorie der Tätigkeit.
  • Spezifikation: Verantwortliche und zeitliche Vorgaben für die Tätigkeit.
  • Bearbeitung: Informationen zur Bearbeitung der Tätigkeit.
  • Status: Erfassen Sie den Status, die Gesamtzeit und Notizen zu der Tätigkeit.
  • Anlagen: Laden Sie Dokumente als Anlage an die Tätigkeit hoch.

Datenbereich: Beschreibung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Titel: Geben Sie der Tätigkeit einen eindeutigen inhaltlichen Titel, idealerweise enthält dieser ein Verb.
  • Beschreibung: Präzisieren Sie, was in dieser Tätigkeit erledigt werden soll.

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Kategorie der Tätigkeit: Geben Sie an, welche Tätigkeitskategorie dieser Tätigkeit entspricht. Die Kategorie einer Tätigkeit leitet sich ab aus den rechtlichen Pflichtaufgaben im Datenschutz und der Verwaltung allgemeiner Tätigkeiten zur Umsetzung und Pflege des Datenschutzmanagementsystems.
  • Verantwortlicher Systembenutzer: Weisen Sie dem verantwortlichen Systembenutzer die Tätigkeit zu . Der Verantwortliche muss ein registrierter Nutzer Ihrer Organisation in der Robin Data Software sein. 
  • Verantwortlichen per E-Mail informieren: Informieren Sie den verantwortlichen Systembenutzer per E-Mail, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. Der Verantwortliche erhält eine E-Mail mit dem Link zur Tätigkeit.
  • Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für diese Tätigkeit ein.
  • Frist: Geben Sie die Frist für diese Tätigkeit ein.
  • Eingangskanal: Geben Sie ein, über welchen Kommunikationskanal Sie diese Tätigkeit erreicht hat.
  • Anfragender: Dokumentieren Sie, welche Person (aus Datenschutz > Personen) den Anstoß für diese Tätigkeit gegeben hat.

TIPP

Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert, grau hinterlegte Buttons sind deaktiviert.

Aktivierter Button:

Deaktivierter Button:

Datenbereich: Bearbeitung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Beendet: Geben Sie an, wann diese Tätigkeit beendet wurde.
  • Kurzbericht: Beschreiben Sie, was Sie in dieser Tätigkeit gemacht haben. 

Datenbereich: Status

  • Status: Jede Tätigkeit hat einen Status, der Ihnen hilft, den Überblick über offene, laufende und erledigte Tätigkeiten zu behalten. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den zutreffenden Status aus.
  • Benötigte Gesamtzeit: Hinterlegen Sie die benötigte Gesamtzeit für diese Tätigkeit.
  • Privat: Kennzeichne Sie die Tätigkeit als privat, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. 
  • Notizen: Ergänzen Sie Notizen zu der Tätigkeit.

Datenbereich: Anlagen

  • Datei wählen: Sie können der Tätigkeit eine Datei anhängen. Die prinzipielle Beschreibung, wie Sie eine Datei anhängen finden Sie beim Datei-Manager.

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.