Organisationsstammdaten

Inhaltsgruppen definieren

Inhaltsgruppen fassen unterschiedliche neue oder bestehende Elemente in Robin Data zusammen, um die Arbeit mit Robin Data noch effizienter zu gestalten.

Hintergrund

Unter den Organisationsstammdaten können Inhaltsgruppen definiert werden.

  • Inhaltsgruppen fassen unterschiedliche neue oder bestehende Elemente in Robin Data zusammen. Beispielweise könnte man eine Inhaltsgruppe für alle Standorte definieren. Dadurch müssen nicht mehr alle Standorte einzeln zu einem Datensatz hinzugefügt werden.
  • Durch die Verwendung der Graphenstruktur sind die in den Inhaltsgruppen verknüpften Datensätze implizit zugewiesen. In den kommenden Updates wird dann z. B. eine Visualisierung der Verknüpfungen eines Datensatzes zu anderen Datensätzen dargestellt. Dadurch können eigene Datenstrukturen und Verknüpfungen zwischen neuen und  bestehenden Datensätzen in Robin Data aufgebaut werden. Aktuell ist die Anwendung der Inhaltsgruppen im "Governance Tab" unter dem Bereich "Governance Tag" möglich. 

Inhaltsgruppen

Inhaltsgruppe erstellen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Inhaltsgruppen: Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Klicken Sie auf das blaue Plus neben dem Bereich "Kategorie": Es öffnet sich eine Eingabemaske.inhaltsgruppe-anlegen

  4. Füllen Sie das Feld Bezeichnung und Beschreibung aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Inhaltsgruppe im Bereich "Kategorie".inhaltgruppe-kategorie

Unterkategorie der Inhaltsgruppe erstellen

Um der Inhaltsgruppe Datensätze zuzuordnen, müssen Benutzer eine Unterkategorie anlegen.

  1. Klicken Sie auf das grüne Plus neben der Bezeichnung der Kategorie: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske.inhaltsgruppe-subkategorie
  2. Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Beschreibung aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Inhaltsgruppe im Bereich "Unterkategorie".inhaltgruppe-subkategorie-speichern
  4. Um Daten zu der Unterkategorie hinzuzufügen klicken Sie auf das Plus-Symbol. Sie können zwischen statischen und dynamischen Daten wählen
    • Dynamische Inhalte: wählen Sie aus bereits angelegten Organisationsstammdaten aus
    • Statische Inhalte: legen Sie neue Datensätze an

Dynamische Inhalte hinterlegen

  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol der Unterkategorie.
  2. Wählen die Option Dynamisch: Es öffnet sich eine Eingabemaskeinhaltgruppe-subkategorie-dynamisch
  3. Klicken Sie auf dem Dropdown-Menü Aus unseren Themen: Es öffnet sich die Liste mit angelegten Organisationsstammdaten des gewählten Themas.
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das zutreffende Thema.inhaltgruppe-subkategorie-dynamisch-anlegen
  5. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol um die Daten der Unterkategorie hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie auf Speichern: Die ausgewählten Daten erscheinen unterhalb der Unterkategorie.inhaltgruppe-subkategorie-dynamisch-speichern-1

Statische Inhalte erstellen

  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol der Unterkategorie.

  2. Wählen die Option Statisch: Es öffnet sich eine Eingabemaske.inhaltgruppe-subkategorie-dynamisch

  3. Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Beschreibung aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern: es erscheint der angelegte Datensatz unterhalb der Unterkategorie.inhaltgruppe-subkategorie-statisch

Inhaltsgruppe im Governance Tab hinterlegen

Die angelegten Inhaltsgruppen können Benutzer im Governance Tab hinterlegen. Nachfolgend ist diese Möglichkeit anhand des Governance Tabs der Verarbeitungstätigkeiten erklärt. 

Das Governance Tab ist in den folgenden Bereichen der Robin Data Software verfügbar:

  • Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung

  • Löschklassen

  • Externe Kontakte
  • Dienstleistungen
  • Verträge mit externen Kontakten

  • Technisch-organisatorische Maßnahmen

Beispiel Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

  1. Klicken Sie im Hauptmenu auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit: Es öffnet sich die Tabellenansicht.
  3. Wählen Sie die gewünschte Verarbeitungstätigkeit aus: Es öffnet sich die Eingabemaske.
  4. Klicken Sie im rechten Bereich der Eingabemaske auf Governance: Es öffnet sich der Governance Tab.inhaltsgruppe-governance-tab
  5. Im Bereich Governance Tag klicken Sie in das Feld Kategorie: Es öffnet sich eine Dropdown-Liste.
  6. Klicken Sie auf die gewünschte Inhaltsgruppe: Die Inhaltsgruppe wird im Feld Kategorie hinterlegt. inhaltgruppe-governance-tag
  7. Klicken Sie auf Speichern: Ihre Änderungen wurden gespeichert.

Rechte über Inhaltsgruppen hinterlegen

Über Inhaltsgruppen können Zugriffsrechte für Benutzer hinterlegt werden.

Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" oder "Company Admin" können Rechte festlegen.  Wie Sie die Rolle "Admin" vergeben, erfahren Sie im Abschnitt Benutzern die Rolle "Admin" vergeben.


  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Inhaltsgruppen: Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Erstellen Sie eine Inhaltsgruppe Typ Rechte im Bereich Kategorie: Eine nähere Beschreibung zur Erstellung von Inhaltsgruppen finden Sie im Abschnitt Inhaltsgruppen erstellen.

  4. Legen Sie eine Unterkategorie der Inhaltsgruppe an, um der Inhaltsgruppe Datensätze zuzuordnen: Eine nähere Beschreibung zur Erstellung von Unterkategorien finden Sie im Abschnitt Unterkategorie der Inhaltsgruppe erstellen.
  5. Um diese Rechtegruppe zu definieren, klicken Sie auf das Plus-Symbol: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske für die Rechtegruppe.
  6. Wählen Sie nun im Feld "Benutzer" den / die jeweilige(n) Benutzer aus, deren Rechte Sie festlegen möchten. Sie können im unteren Teil der Eingabemaske nun festlegen, welche Menüpunkte der / die ausgewählte(n) Benutzer sehen, lesen oder editieren dürfen.
    • Ein-/Ausblenden: Ist der Radio-Button aktiviert, kann der / die ausgewählte(n) Benutzer den Menüpunkt nicht sehen.
    • Lesen: Ist der Radio-Button aktiviert, kann der / die ausgewählte(n) Benutzer den jeweiligen Bereich sehen, aber nicht editieren.
    • Lesen/Schreiben: Ist der Radio-Button aktiviert, kann der / die ausgewählte(n) Benutzer den jeweiligen Bereich sehen und editieren.
  7. Klicken Sie auf Speichern: Die ausgewählten Daten erscheinen unterhalb dieser Rechtegruppe. Die Rechtegruppe wird sofort wirksam.

Hinweis: 

Wenn Sie einen Benutzer in mehreren Rechtegruppen mit unterschiedlichen Rechte-Zuordnungen hinterlegt haben, so wird das jeweils höhere Recht wirksam.

 

Filtergruppen über Inhaltsgruppen definieren

Über Inhaltsgruppen vom Typ Filtergruppen kann für Benutzer festgelegt werden, auf welche Dokumente sie, abhängig vom Standort oder dem Funktionsbereich, im Mandanten zugreifen können. So kann eingestellt werden, dass Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Standortes auch nur die Dokumente sehen, die für Ihre Abteilung bzw. Ihren Standort relevant sind.

Filtergruppen unterscheiden sich von Rechten insofern, als dass man über Rechte Zugriffe auf komplette Bereiche und Funktionen der Software steuern kann, wohingegen man über Filtergruppen die Sichtbarkeit von Dokumenten steuern kann.

Filtergruppen wirken auf alle Dokumente, die einem Standort und Funktionsbereich zugeordnet werden können (die also das Governance-Tab enthalten). Diese sind:

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
  • Löschkonzept
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Externe Kontakte
  • Dienstleistungen
  • Verträge mit externen Kontakten / Nachweise
  • Technisch-ogranisatorische Maßnahmen
  • Assets (COS-Modul)
  • Risiken (COS-Modul)
  • Programme & Kontrollen (COS-Modul)

Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" oder "Company Admin" können Filtergruppen festlegen.  Wie Sie die Rolle "Admin" vergeben, erfahren Sie im Abschnitt Benutzern die Rolle "Admin" vergeben.


So legen Sie eine Filtergruppe an:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Inhaltsgruppen: Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Erstellen Sie eine Inhaltsgruppe Typ Filtergruppen im Bereich "Kategorie": Eine nähere Beschreibung zur Erstellung von Inhaltsgruppen finden Sie im Abschnitt Inhaltsgruppen erstellen.

  4. Legen Sie eine Unterkategorie der Inhaltsgruppe an, um der Inhaltsgruppe Datensätze zuzuordnen: Eine nähere Beschreibung zur Erstellung von Unterkategorien finden Sie im Abschnitt Unterkategorie der Inhaltsgruppe erstellen.


  5. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um diese Filtergruppe zu definieren: Es öffnet sich eine Eingabemaske für diese Filtergruppe.
  6. Wählen Sie zunächst im Feld "Themen" Benutzer aus, um den / die jeweilige(n) Benutzer aus, deren gefilterte Ansicht Sie erstellen möchten. Klicken Sie dafür am Ende der Zeile des jeweiligen Benutzern auf das grüne Icon. Ausgewählte Benutzer werden blau hinterlegt angezeigt.
  7. Wählen Sie danach im Feld Themen "Standorte" oder "Funktionsbereiche" aus, um festzulegen, auf welche Standorte / Funktionsbereiche die Dokumentensicht des / der ausgewählte(n) Benutzer gefiltert werden soll . Klicken Sie auch dafür wieder am Ende der Zeile des jeweiligen Standortes / Funktionsbereiches auf das grüne Icon. Ausgewählte Standorte / Funktionsbereiche werden blau hinterlegt angezeigt.
  8. Klicken Sie auf Schließen: Die ausgewählten Daten erscheinen unterhalb Ihrer Filtergruppe. Dieser Filter wird sofort wirksam.

Hinweis: 

Wenn Sie einen Benutzer in mehreren Filtergruppen mit unterschiedlichen Filter-Zuordnungen hinterlegt haben, so werden diese jeweils aufaddiert.

 

Standard-Formulare über Inhaltsgruppen anlegen

Über Inhaltsgruppen können eigene Formulare angelegt werden.  Die Formulare erscheinen als zusätzliche Datenfelder im unteren Bereich auf der linken Seite einer Modal und können somit die Formularfelder von Robin Data nach Ihrem Bedarf ergänzen.

Standard-Formulare können in verschiedenen Dokumenten genutzt werden:

  • Dokumentierten Informationen / Nachweise (Nachweistypen)
  • Assets (COS-Modul)
  • Risiken (COS-Modul)
  • Kontrollen (COS-Modul)

Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" oder "Company Admin" können Formulare anlegen.  Wie Sie die Rolle "Admin" vergeben, erfahren Sie im Abschnitt Benutzern die Rolle "Admin" vergeben.

So legen Sie ein Formular an:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Inhaltsgruppen: Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Klicken Sie auf das blaue Plus neben dem Bereich "Kategorie": Es öffnet sich eine Eingabemaske.inhaltsgruppe-anlegen

  4. Füllen Sie das Feld Bezeichnung und ggf. Beschreibung aus und wählen Sie den Typ "Formular": Es öffnet sich ein weiteres Auswahlfeld namens Formular-Typ. Wählen Sie den Typ "Standard (Formular)" aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Inhaltsgruppe im Bereich "Kategorie".

Um der Inhaltsgruppe Datensätze zuzuordnen, müssen Sie eine Unterkategorie anlegen. 

  1. Legen Sie ein Standard-Formular an, indem Sie auf das grüne Plus neben der Bezeichnung der Kategorie klicken: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske.
  2. Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Beschreibung aus und wählen Sie, in welchem Bereich das Formular verfügbar sein soll:
    • Risiko Sub-Level: Diese Formulare können in Risken (COS-Modul) automatisch eingebunden werden.
    • Asset Sub-Level: Diese Formulare können in Assets (COS-Modul) automatisch eingebunden werden.
    • Reifegradmodell: Diese Formulare können in Reifegradmodellen für Kontrollen (COS-Modul) automatisch eingebunden  werden.
    • StandardContracs:  Diese Formulare können bspw. in dokumentierten Informationen und Nachweisen automatisch eingebunden werden. Bei Klick in das Feld StandardContracts können Sie aus Ihren Nachweistypen wählen. Sobald dann in dokumentierten Informationen der Nachweistyp ausgewählt wird, erscheinen die ensprechenden Formularfelder unterhalb der Robin Data Eingabefelder auf der linken Seite der Modal.
  3. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Formulargruppe im Bereich "Unterkategorie".
  4. Um dieses Formular zu definieren, klicken Sie auf das Plus-Symbol: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske für dieses Formular.
  5. Sie können nun Element für Element Ihrem Formular hinzufügen, indem Sie zuerst das Formular Element wählen, die Position im Formular sowie Bezeichnung und ggf. Beschreibung festlegen. Folgende Elemente stehen zur Auswahl:
    • Headline: Über dieses Element legen Sie eine Überschrift für Ihr Formular fest.
    • Input Typ Text: Über dieses Element fügen Sie ein einzeiliges Freitext-Feld in Ihr Formular ein.
    • Textarea: Über dieses Element fügen Sie ein mehrzeiliges Freitext-Feld in Ihr Formular ein.
    • Input Typ Datum: Über dieses Element fügen Sie ein Datums-Feld in Ihr Formular ein.
    • Input Typ Zahl: Über dieses Element fügen Sie ein Zahlen-Feld in Ihr Formular ein.
    • Horizontal Line: Über dieses Element fügen Sie eine horizontale Linie in Ihr Formular ein.
  6. Klicken Sie für die Anlage jedes Formular-Elementes auf Speichern: Die ausgewählten Daten erscheinen unterhalb dieses Formulars. Das Formular wird sofort im Modal sichtbar, sobald der entsprechende Nachweistyp ausgewählt ist.

Hinweis:

Die Felder der Standard-Formulare werden nicht in den Ergebnis-Tabellen sichtbar, sondern sind lediglich über das Öffnen der Modal sichtbar.

 

Matching Attribute über Inhaltsgruppen anlegen

Über Inhaltsgruppen können sogenannte Matching Attribute angelegt werden, welche es ermöglichen beim Matching zweier Datensätzen zusätzliche Informationen an die Verknüpfung mitzugeben. Nach der Konfiguration der Matching Attribute über die Inhaltsgruppen, können bei der Verknüpfung zweier Datensätze Attribute gepflegt werden und erscheinen als zusätzliche Information in der Visualisierung beider verbundener Datensätze.


Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" oder "Company Admin" können Inhaltsgruppen editieren und somit auch Matching Attribute anlegen.  Wie Sie die Rolle "Admin" vergeben, erfahren Sie im Abschnitt Benutzern die Rolle "Admin" vergeben.

So legen Sie Matching Attribute an:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Inhaltsgruppen: Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Klicken Sie auf das blaue Plus neben dem Bereich "Kategorie": Es öffnet sich eine Eingabemaske.inhaltsgruppe-anlegen

  4. Füllen Sie das Feld Bezeichnung und ggf. Beschreibung aus und wählen Sie den Typ "Matching: Custom Attributes" aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Inhaltsgruppe im Bereich "Kategorie".

Um dieser Inhaltsgruppe Datensätze zuzuordnen, müssen Sie eine Unterkategorie anlegen. 

  1. Legen Sie neue Matching Attribute an, indem Sie auf das grüne Plus neben der Bezeichnung der Kategorie klicken: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske.
  2. Füllen Sie die Felder Bezeichnung und ggf. Beschreibung aus und wählen Sie, bei welchen Daten-Verknüpfungen die Attribute verfügbar sein sollen. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle, da die Matching stets biderektional sind.
    • From: Wählen Sie aus, von welchem Bereich das Matching stattfinden soll, an welches die Attribute angefügt werden sollen.
    • To: Wählen Sie aus, zu welchem Bereich das Matching stattfinden soll, an welches die Attribute angefügt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Speichern: Es erscheint die Bezeichnung der Formulargruppe im Bereich "Unterkategorie".
  4. Um diese Matching Attribute zu definieren, klicken Sie auf das Plus-Symbol: Es öffnet sich erneut eine Eingabemaske für dieses Formular.
  5. Sie können nun die Attribute nacheinander für Ihr Matching vergeben:
    • Bezeichung: Legen Sie fest, welche Bezeichnung das Attribut erhalten soll. Die Bezeichnung erscheint später als Beschriftung des ersten Attributes beim Matching der Datensätze.
    • Beschreibung: Fügen Sie ggf. eine Beschreibung hinzu. Diese dient nur zur Orientierung in den Inhaltsgruppen und wird später nicht beim Matching im Attribut dargestellt.
    • Typ: Wählen Sie aus, ob das Attribut ein Textfeld oder eine Ja/nein-Information sein soll. 
      • Textarea: Über dieses Element fügen Sie ein mehrzeiliges Freitext-Attributfeld in Ihr Matching ein.
      • Boolean: Über dieses Element fügen Sie eine Ja/Nein Frage in Ihr Matching ein.
    • Identifier: Vergeben Sie einen Identifier. Der Identifier identfiziert dieses Attribut eineindeutig in unserem System.
    • Pflichtfeld: Legen Sie fest, ob dieses Attribut beim Matching ausgefüllt werden muss oder optional ist.
  6. Klicken Sie für die Anlage jedes Attributes auf Speichern: Die ausgewählten Daten erscheinen unterhalb dieser Unterkategorie. Die Attribute werden sofort im Matching der jeweiligen Daten sichtbar, sobald man zwei Datensätze der ausgewählten Arten mit einander verkbüpfen möchte.

    Hier ein Beispiel für Matching Attribute bei der Verknüpfung zwischen Verabreitungstätigkeiten und TOMs mit einem Attribut vom Typ "textarea" und einem vom Typ "Boolean": 
  7.  Die Matching-Attribute können unter dem türkisfarbenen Punkt neben der Bezeichnung des gematchten Datensatzes editiert werden
  8. In der Visualisiuerung des Matchers können die vergebenen Matching-Attribute eingesehen werden. Klicken Sie zum Öffnen und schließen der Anzeige den Pfeil rechts  der Bezeichnung des gematchten Datensatzes.

Hinweis:

Die Matchings oder Matching-Attribute werden nicht in den Ergebnis-Tabellen sichtbar, sondern sind lediglich über das Öffnen der Modal im Matcher sichtbar.

 

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.