Organisationsstammdaten

Dokumentierte Information und Dokumenten-ID

Die dokumentierte Information ist Teil der internationalen Norm für Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001:2015. Dokumente werden über eine Dokumenten-ID systemweit eindeutig gekennzeichnet.

Hintergrund

Die Dokumentierte Information ist laut der internationalen Norm für Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001:2015 die „Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss“.  Mit der dokumentierten Information legt die Unternehmensleitung Zuständigkeiten, Abläufe und grundsätzliche Regelungen fest, wie im Tagesgeschäft entstehende Aufzeichnungen (Nachweis-Dokumente) zu kennzeichnen sind und wie unterschiedliche Arten von Dokumenten zu archivieren sind.

Die dokumentierten Informationen unterstützen die Effektivität und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagement-Systems im Unternehmen. Dokumentierte Informationen müssen immer und zu jedem Zeitpunkt identifizierbar und eindeutig zuordenbar sein. Aus diesem Grund verfügen dokumentierte Informationen über eine eindeutige Kennzeichnung, einer sogenannten Dokumenten-ID. Relevante Dokumente werden in der Robin Data Software mit einer Dokumenten-ID versehen. 

Dokumenten-ID

Weisen Sie Dokumenten in der Robin Data Software eine Dokumenten-ID zu, die Verwendung von Dokumenten-IDs dient der systemweit eindeutigen Kennzeichnung und Identifikation von Dokumenten.

Hinweis

Ist die Dokumenten-ID einmal gespeichert, ist sie unveränderlich.

Bereiche mit Dokumenten-ID

Bei der Erzeugung von Dokumenten in den folgenden Bereichen ist die Dokument-ID in der jeweiligen Eingabemaske des Dokuments sichtbar.

  • Tätigkeit
  • Verarbeitungstätigkeit
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Löschklasse
  • Externe Kontakte
  • Dienstleistung
  • Verträge
  • Technisch-organische Maßnahmen

Aufbau der Dokumenten-ID

Die verwendeten Buchstaben/Zahlen-Kombinationen basieren auf den Vorgaben der dokumentierten Informationen des Qualitätsmanagements. Nachfolgend finden Sie eine Beispiel für eine Dokumenten-ID.

Zum Vergrößern des Bildes bitte Klicken

  • IECFEDHB = Aus dem Key des Unternehmens generierte Buchstabenfolge
  • (VVT) Verarbeitungstätigkeit = Kürzel der gewählten dokumentierten Information 
  • IECFEGED = Aus dem Key des Benutzers generierte Buchstabenfolge
  • 2021/12/13.15-5549 = Zeitpunkt der Generierung der ID
    • 2021/12/13 = Datum nach dem Format JJJJ/MM/TT
    • 15-5549 = Uhrzeit gemäß der Greenwich Mean Time (GMT) bzw. Koordinierte Weltzeit (UTC) und nach dem Format "Stunde-MinutenMillisekunden" (hier im Beispiel 15:55:49 Uhr)
  • Optionale-Ergänzung: Optionale Endung

Dokumentierte Information

Den Bereich dokumentierte Informationen finden Sie unter den Organisationsstammdaten > Dokumentierte Information. Sie können standardisierte Kürzel zur gewählten dokumentierten Information importieren oder eigene Kürzel anlegen.

Importieren von standardisierten dokumentierten Informationen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Dokumentierte Information: Es öffnet sich die Tabellenansicht.
  3. Klicken Sie auf den Button oben rechts auf +Dokumentierte Information: Es öffnet sich der Slider, über den dokumentierte Informationen  aus der Datenbank importiert werden können. 

Zum Vergrößern des Bildes bitte Klicken

Der Slider zum Importieren von dokumentierten Informationen weist folgende Datenbereiche auf:

  • Neu: Diese Funktion ist im nächsten Abschnitt "Anlegen eigener dokumentierter Informationen" erklärt.
  • Suche: Über die Suche können Sie nach dokumentierten Informationen suchen.
  • Alle zeigen / nicht vorhanden zeigen: Insofern Sie bereits dokumentierte Informationen importiert haben, können Sie die bereits importierten dokumentierten Informationen aus der Tabelle ausblenden, indem Sie den Button nach rechts auf "Zeige nicht vorhandene" klicken.
  • Importieren: Mit Klick auf "Importieren" werden die über die Checkboxen in der Tabelle ausgewählten Verarbeitungstätigkeiten in Ihre Datenschutz-Dokumentation übertragen.
  • Schließen: Über das "x"-Symbol oben rechts können Sie den Slider schließen.

Übersicht importierbarer dokumentierter Informationen

Bezeichnung Abkürzung
Arbeitsanweisung AA
Arbeitshilfen  AH
Anlagen zum Informationsmanagement-Handbuch   ANL
Bestandsaufnahme BA
Checkliste CH
Dokumentierte Information DI
Formulare F
Freigabebescheinigung FR
Information Security Officer ISECO
ISO Dokument ISO
Leistungsnachweis LNW
Prozessbeschreibungen PB
Qualitätsmanagementbeauftragter QMB
Richtlinie RL
Tätigkeit TT
Teilnahmebestätigung TNB
Verarbeitungstätigkeit VV
Vertragsvorlage VL
Vertrag

VER


Anlegen eigener dokumentierter Informationen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Organisationsstammdaten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Dokumentierte Information: Es öffnet sich die Tabellenansicht.
  3. Klicken Sie auf den Button oben rechts auf Dokumentierte Information: Es öffnet sich der Slider.
  4. Klicken Sie im Slider auf den Button Neu: Es öffnet sich eine leere Eingabemaske. Weitere Informationen zur Arbeit  mit Eingabemasken finden Sie im Artikel Eingabemasken mit Formularen verwenden.
  5. Füllen Sie die Felder der geöffneten Eingabemaske aus.
  6. Klicken Sie auf Speichern: Die dokumentierte Information wurde gespeichert. 

Zum Vergrößern des Bildes bitte Klicken

Die Eingabemaske weist folgende Datenbereiche auf:

Hinweis: Sprachen

In diesem Beispiel ist verfügt der Account über die Sprachvarianten Deutsch und Englisch. Aus diesem Grund werden beim Anlegen der dokumentierten Information auch diese beiden Sprachen erfasst. Je nach verfügbaren Sprachen kann das Formular variieren. 

  • Dokumentierte Information Bezeichnung DEde: Deutsche Bezeichnung der anzulegenden dokumentierten Information.
  • Dokumentierte Information Bezeichnung ENen: Englische Bezeichnung der anzulegenden dokumentierten Information.
  • Abkürzung Bezeichnung DEde: Deutsche Abkürzung der anzulegenden dokumentierten Information.
  • Abkürzung Bezeichnung ENen: Englische Abkürzung der anzulegenden dokumentierten Information.

 

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io