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Personen der eigenen Organisation verwalten

Legen Sie fest, welche Personen an Ihrer Datenschutzdokumentation und -umsetzung mitwirken. Definieren Sie, welche Personen teil Ihrer Datenschutzorganisation sind, die Ihren Datenschutz im Unternehmen weiterentwicklen.

Hintergrund 

Der wichtigste Bestandteil einer Organisation sind deren Mitarbeiter. In der Robin Data Software können Sie diese Mitarbeiter als Personen erfassen, diese spezifischen Standorten zuordnen, und deren Funktion innerhalb der Organisation zuordnen.

Die Datenschutzorganisation

In größere Unternehmen ist häufig ein Gremium eingerichtet, welches sich um die Weiterentwicklung, Überwachung und Umsetzung des Datenschutzes kümmert. Diese Organisation nennt man: Datenschutzorganisation. Sie ist in der Regel als Stabsorganisation eingerichtet und berichtet direkt der Geschäftsleitung.

Teile der Datenschutzorganisation sind in der Regel:

  • die Geschäftsleitung (auch als "Verantwortlicher" bezeichnet)
  • der Datenschutzbeauftragte,
  • die Datenschutzkoordinatoren,
  • der IT-Sicherheitsbeauftragte,
  • Mitarbeitervertreter wie Abgesandte des Betriebsrates oder des Personalrates 

und

  • verschiedene Fachvertreter, vor allem aus dem Personalwesen und der IT-Administration

Die Faustregel für die Mitglieder der Datenschutzorganisation lautet: Mitglieder kommen aus den Bereichen der Organisation, die im Kern (umfassend und sensible) personenbezogene Daten verarbeiten und diejenigen Mitarbeiter, die sich aufgrund ihrer Rollen mit dem Datenschutz beschäftigen müssen (z. B. die Datenschutzbeauftragte einer Organisation).

Personen sind nicht automatisch Nutzer des Systems

In der Regel interagieren mit der Robin Data Software nur die Nutzer, die Teil der Datenschutzorganisation sind. Dennoch kann es sinnvoll sein, weitere Personen in der Robin Data Software anzulegen. In einer späteren Version wird die Robin Data Software zum Beispiel ein Schulungsmodul enthalten, welches den Start und die Verwaltung von Schulungen auf Basis der Personen der Organisation ermöglicht. 

Diese Personen sind daher nicht automatisch Nutzer mit Zugriff auf die Robin Data Software. Möchten Sie eine Person zu einem Nutzer machen, müssen Sie für die Person ein Nutzerkonto anlegen. Dieses kann der Administrator durchführen unter Organisationsverwaltung > Nutzer. 

Personen verwalten

Die Verwaltung von Personen erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Datenschutz > Personen an den Standorten

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemein Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

 

Personen verwalten

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In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der aktuell bereits angelegten Personen.

 

 

Personen erstellen 

Um einen Person anzulegen, gehen Sie zunächst in das folgende Menü:

  • Datenschutz > Personen an den Standorten

Und  klicken anschließend auf den Button oben rechts:

  • Person

Durch Klick auf diesen Button öffnet sich die leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung der Person.

Person Eingabemaske

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Das Formular ist den linken Bereich "Person erstellen" und den rechten Bereich "Status" unterterteilt.  Der linke Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Person: Pflege der Personenstammdaten
  • Organisation: Definition der Funktion und Rollen in der Datenschutzorganisation für diese Person

Der rechte Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Notizen: Machen Sie sich Notizen zur jeweiligen Person.

Die allgemeine Verwendung der Eingabemasken mit Formularen ist in dem Artikel Eingabemasken mit Formularen erklärt.

Datenbereich: Person

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Standort (Pflichtfeld):  Wählen Sie den Standort aus, an dem diese Person laut Personalabteilung tätig ist
  • Anrede: Wählen Sie die Anrede der Person
  • Titel: Geben Sie den Titel der Person (z. B. Prof. Dr.) ein
  • Vorname (Pflichtfeld): Geben Sie den Vorname der Person ein
  • Nachname (Pflichtfeld): Geben Sie den Nachnamen der Person ein
  • E-Mail: Geben Sie die dienstliche E-Mail der Person ein
  • Telefon: Geben Sie die dienstliche Festnetznummer der Person ein
  • Mobilfunknummer: Geben Sie die dienstliche Mobilfunknummer der Person ein

Datenbereich: Organisation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Funktionsbereich: Geben Sie den Funktionsbereich an (z. B. Verkauf, Personal), dem die Person zugeordnet ist. Dieses dient dazu, Personen in den Funktionsbereichen der Organisation für Teile der Datenschutzdokumentation mit verantwortlich zu machen. Sie können diese selbst definieren.
  • Rolle in der Organisation: Geben Sie die Rolle Person in der Organisation an. Ist diese in der Regel Teil der Datenschutzorganisation (siehe oben Hintergrund) wird die folgende Abfragebox auf "Ja" gesetzt.  
  • Teil der Datenschutzorganisation: Geben Sie mit "Ja" an, ob eine Person Teil der Datenschutzorganisaton ist. Alle hier mit "Ja" aufgeführten Personen werden im Datenbereich Datenschutz > Datenschutzorganisation angezeigt und können dort weiter, bezogen auf die speziellen Angaben zur Datenschutzorganisation, bearbeitet werden.

Datenbereich Status

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Notizen: Ihre Notizen zu dieser Person.

 

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.