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Personen der eigenen Organisation verwalten

Legen Sie fest, welche Personen an Ihrer Datenschutzdokumentation und -umsetzung mitwirken. Definieren Sie, welche Personen teil Ihrer Datenschutzorganisation sind, die Ihren Datenschutz im Unternehmen weiterentwicklen.

 

Hintergrund 

Der wichtigste Bestandteil einer Organisation sind deren Mitarbeiter. In der Robin Data Software können Sie diese Mitarbeiter als Personen erfassen, diese spezifischen Standorten zuordnen, und deren Funktion innerhalb der Organisation zuordnen.

Die Datenschutzorganisation

In größere Unternehmen ist häufig ein Gremium eingerichtet, welches sich um die Weiterentwicklung, Überwachung und Umsetzung des Datenschutzes kümmert. Diese Organisation nennt man: Datenschutzorganisation. Sie ist in der Regel als Stabsorganisation eingerichtet und berichtet direkt der Geschäftsleitung.

Teile der Datenschutzorganisation sind in der Regel:

  • die Geschäftsleitung (auch als "Verantwortlicher" bezeichnet)
  • der Datenschutzbeauftragte,
  • die Datenschutzkoordinatoren,
  • der IT-Sicherheitsbeauftragte,
  • Mitarbeitervertreter wie Abgesandte des Betriebsrates oder des Personalrates 

und

  • verschiedene Fachvertreter, vor allem aus dem Personalwesen und der IT-Administration

Die Faustregel für die Mitglieder der Datenschutzorganisation lautet: Mitglieder kommen aus den Bereichen der Organisation, die im Kern (umfassend und sensible) personenbezogene Daten verarbeiten und diejenigen Mitarbeiter, die sich aufgrund ihrer Rollen mit dem Datenschutz beschäftigen müssen (z. B. die Datenschutzbeauftragte einer Organisation).

Personen sind nicht automatisch Nutzer des Systems

In der Regel interagieren mit der Robin Data Software nur die Nutzer, die Teil der Datenschutzorganisation sind. Dennoch kann es sinnvoll sein, weitere Personen in der Robin Data Software anzulegen. In einer späteren Version wird die Robin Data Software zum Beispiel ein Schulungsmodul enthalten, welches den Start und die Verwaltung von Schulungen auf Basis der Personen der Organisation ermöglicht. 

Diese Personen sind daher nicht automatisch Nutzer mit Zugriff auf die Robin Data Software. Möchten Sie eine Person zu einem Nutzer machen, müssen Sie für die Person ein Nutzerkonto anlegen. Dieses kann der Administrator durchführen unter Organisationsverwaltung > Nutzer. 

 

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Wir bieten regelmäßig Online-Demos an, in denen wir Ihnen unsere Datenschutz-Software Robin Data vorstellen. Bekommen Sie einen Einblick in den Aufbau und den Funktionsumfang des digitalen Löschkonzeptes der Robin Data Software. Unsere Experten geben Ihnen und anderen Interessenten umfassenden Einblick und beantworten Ihre Fragen.

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Personen verwalten

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Personen an den Standorten: Es öffnet sich die Tabellenansicht.

Die allgemein Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

Personen verwalten

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In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der aktuell bereits angelegten Personen.

Personen importieren

Sie können CSV-Dateien mit Angaben zu den Personen importieren. Diese werden in der Tabelle als Personen angelegt. Nutzen Sie dafür den Importer.

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Personen an den Standorten: Es öffnet sich die Tabellenansicht. 
  3. Klicken Sie auf den Button Aktionen: Es öffnet sich eine Dropdown-Liste.
    csvimport_1
  4. Klicken Sie auf Import: Es öffnet sich den Importer.
  5. Klicken Sie entweder auf Hochladen oder in dem grün gekennzeichneten Bereich, um die CSV-Datei hochzuladen:
    csvimport_8
  6. Klicken Sie auf Speichern: Die importierten Personen werden in der Tabelle gespeichert.

Personen erstellen 

Schnellstart: Person erstellen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Personen an den Standorten: Es öffnet sich die Tabellenansicht. 
  3. Klicken Sie auf den Button +Person: Es öffnet sich die leere Schnellstart-Eingabemaske.
  4. Geben Sie den Vor- und Nachname der Person ein.
    Zwischenfenster-personen
  5. Klicken Sie auf Ohne Bearbeiten: Die Person wurde erstellt und kann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. 

Person erstellen mit Bearbeitung

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Personen an den Standorten: Es öffnet sich die Tabellenansicht. 
  3. Klicken Sie auf den Button +Person: Es öffnet sich die leere Schnellstart-Eingabemaske.
  4. Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein.
  5. Klicken Sie auf Bearbeiten: Es öffnet sich eine leere Eingabemaske.
    persons_3

Zum Vergrößern des Bildes bitte Klicken



 

Der linke Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Person: Pflege der Personenstammdaten
  • Organisation: Definition der Funktion und Rollen in der Datenschutzorganisation für diese Person

Datenbereich: Person

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Standort (Pflichtfeld):  Wählen Sie den Standort aus, an dem diese Person laut Personalabteilung tätig ist
  • Anrede: Wählen Sie die Anrede der Person
  • Titel: Geben Sie den Titel der Person (z. B. Prof. Dr.) ein
  • Vorname (Pflichtfeld): Geben Sie den Vorname der Person ein
  • Nachname (Pflichtfeld): Geben Sie den Nachnamen der Person ein
  • E-Mail: Geben Sie die dienstliche E-Mail der Person ein
  • Telefon: Geben Sie die dienstliche Festnetznummer der Person ein
  • Mobilfunknummer: Geben Sie die dienstliche Mobilfunknummer der Person ein

Hinweis Änderung von E-Mail-Adressen

Aus angelegten Personen können Benutzer der Robin Data Software erstellt werden. Daher muss an dieser Stelle auch die E-Mail-Adressen bereits korrekt hinterlegt werden. Eine nachträgliche  Änderung der E-Mail Adresse ist nicht möglich. 

Sollten Sie die Person zunächst nur anlegen, diese aber noch nicht als Benutzer der Robin Data Software einladen wollen, empfehlen wir Ihnen das Feld E-Mail zunächst nicht auszufüllen.

Datenbereich: Organisation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Funktionsbereich: Geben Sie den Funktionsbereich an (z. B. Verkauf, Personal), dem die Person zugeordnet ist. Dieses dient dazu, Personen in den Funktionsbereichen der Organisation für Teile der Datenschutzdokumentation mit verantwortlich zu machen. Sie können diese selbst definieren.
  • Rolle in der Organisation: Geben Sie die Rolle Person in der Organisation an. Ist diese in der Regel Teil der Datenschutzorganisation (siehe oben Hintergrund) wird die folgende Abfragebox auf "Ja" gesetzt.  
  • Teil der Datenschutzorganisation: Geben Sie mit "Ja" an, ob eine Person Teil der Datenschutzorganisaton ist. Alle hier mit "Ja" aufgeführten Personen werden im Datenbereich Datenschutz > Datenschutzorganisation angezeigt und können dort weiter, bezogen auf die speziellen Angaben zur Datenschutzorganisation, bearbeitet werden.

Der rechte Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Matcher: Über den Matcher können Sie Dokumente verknüpfen sowie verknüpfte Dokumente einsehen.
  • Status Tab: In diesem Tab ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verwalten und Notizen zur Person zu hinterlegen.
  • Anlagen Tab: In diesem Tab können Sie über den Button Anlage hinzufügen zugehörige Dokumente hinterlegen. 
  • Externe Links Tab: In diesem Tab können Sie über den Button Externen Link hinzufügen zugehörige Informationen verlinken.

Datenbereich Status

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

  • Notizen: Ihre Notizen zu dieser Person.

Die allgemeine Verwendung der Eingabemasken mit Formularen ist in dem Artikel Eingabemasken mit Formularen erklärt.

Angelegte Personen als Benutzer einladen 

Bereits angelegt Personen an den Standorten können als Benutzer der Robin Data Software eingeladen werden. 

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Personen an den Standorten: Es öffnet sich die Tabellenansicht. 
  3. Klicken Sie in  der Spalte Benutzer auf den roten Button adding Systemuser: Die Person wurde als Benutzer per E-Mail eingeladen. Mehr Informationen finden Sie im Artikel Benutzer verwalten.

Hinweis Änderung von E-Mail-Adressen

Aus angelegten Personen können Benutzer der Robin Data Software erstellt werden. Daher muss an dieser Stelle auch die E-Mail-Adressen bereits korrekt hinterlegt werden. Eine nachträgliche  Änderung der E-Mail Adresse ist nicht möglich.

Sollten Sie die Person zunächst nur anlegen, diese aber noch nicht als Benutzer der Robin Data Software einladen wollen, empfehlen wir Ihnen das Feld E-Mail zunächst nicht auszufüllen.

Tipp Hinzufügen von Benutzern aus der Tabelle Personen an Standorten

 

In der Spalte Benutzer finden Sie unterschiedlich hinterlegte Icons.

  • Das blau ausgezeichnete Icon bedeutet, dass der Benutzer bereits angelegt wurde.
  • Das rot ausgezeichnete Icon ist der Button über den der Benutzer eingeladen werden kann.
  • Das grau ausgezeichnete Icon bedeutet, dass bei der Person zunächst eine E-Mail Adresse hinterlegt werden muss, bevor diese als Benutzer eingeladen werden kann. 

 

 

Whitepaper: Datenschutz an Unternehmensstandorten & Personen der Datenschutzorganisation

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  • Erhalten Sie Informationen zu rechtlich zulässigen Datenübermittlungen
  • Lernen Sie mehr über die Datenschutzrelevante Betrachtung verschiedener Unternehmensstandorte
  • Lernen Sie DSGVO-konforme Möglichkeiten der Datenübermittlung in Drittländer kennen
  • Erhalten Sie Hintergrundinformationen zum Marktortprinzip, Drittland und Konzernprivileg
  • Lernen Sie welche Personen Mitglieder der Datenschutzorganisation sind

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Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.