Hauptnavigation: Datenschutz

Datei-Manager

Dokumente können als Dateien an zentraler Stelle ausgetauscht und standortbezogen verwaltet werden.

Hintergrund

Im Datenschutz werden viele Dokumente erstellt, die im Datenschutzmanagementsystem dokumentiert werden müssen. Diese Dokumente sind dabei häufig für alle Standorte einer Organisation nutzbar oder auch nur für einige Standorte der Organisation relevant.

Im Datei-Manager können Sie daher Dokumente als Dateien standortbezogen hochladen und verwalten.

Aktuell können Sie folgende Dateitypen uploaden: 

  • PDF-Dateien (.pdf)
  • Text-Dateien (.txt)
  • Rich-Text-Dateien (.rtf)
  • Word-Dateien (.doc / docx.)
  • Word-Vorlagen (.dot /.dotx)
  • Excel-Dateien (.xls /.xlsx)
  • Power-Point (.ppt / .pptx)
  • Open-Office-Dateien (.odt /.ods / .odp,)
  • Bider (.jpg / .jpeg / .png )

Alle weiteren Dateitypen sind für den Upload gesperrt. Sollten Sie in diesem Kontext ein anliegen haben, kontaktieren Sie uns bitte unter: support@robin-data.io.

Hochgeladene Dateien verwalten

Die Verwaltung von Dateien und Dokumenten erreichen Sie im Hauptmenü unter: 

  • Datenschutz > Datei-Manager

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel Tabellensicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der aktuell bereits hochgeladenen Dateien.

Datei hochladen

Zum Hochladen eines Dokumentes klicken Sie auf

Datenschutz > Dateien-Manager > Button: Datei hochladen

Es erscheint ein Formular mir folgende Eingabemöglichkeiten:

  • Standorte auswählen: Wählen Sie einen oder mehrere Standorte aus, für die dieses Dokument gilt
  • Button: Datei wählen: Nach dem Klicken auf den Button öffnet sich der Datei-Manager Ihres Betriebssystems (z. B. der Windows Explorer oder der OSX-Finder). Selektieren Sie das hochzuladende Dokument und bestätigen Sie dieses mit "Ok". Beachten Sie dabei die Restriktionen auf die oben aufgeführten, zugelassenen Dateianhänge. Der Name des Dokumentes wird über dem Button angezeigt.

Quittieren Sie die Eingaben über den Button: Speichern. Das Dokument wird hochgeladen und in der Tabellenansicht angezeigt.  

Datei herunterladen oder löschen

In der Tabellenansicht können Sie Dokumente herunterladen oder löschen. Sie finden in der Spalte Einstellungen zwei Symbole:

Diese haben, wenn auf sie geklickt wird, folgende Funktion:

  • Blaue Wolke: Herunterladen des Dokumentes in der markierten Zeile
  • Roter Mülleimer: Löschen des Dokumentes in der markierten Zeile

Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.