Allgemeine Funktionen

Matcher verwenden

Der Matcher ist in mehreren Dokumenten in der Robin Data Software gleichermaßen verfügbar. Er bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Dokumente bidirektional zu verknüpfen und damit Zusammenhänge darzustellen.

Hintergrund

In älteren Versionen der Robin Data Software waren verknüpfte Dokumente, wie bspw. zugewiesene TOMs in einer Verarbeitungstätigkeit in der linken Seite der Eingabemaske auszufüllen.  

Im Sinne einer funktionalen Erweiterung wurde die Möglichkeit geschaffen, über den  sogenannten "Matcher" Dokumente aus mehreren Bereichen zu verknüpfen. Die Funktion wurde als Meta-Funktion auf die rechte Seite der Eingabemaske in den Reiter "Matcher" überführt.

Der Anwender sieht auf einen Blick, welche Zusammenhänge mit dem jeweiligen Dokument bestehen und kann diese entsprechend mit managen.

Die Herstellung von bidirektionalen Zusammenhängen gelingt mit dem Matcher in nur wenigen Klicks. Bidirektional bedeutet, dass die Verknüpfung nicht nur in dem Dokument sichtbar ist, in dem sie hergestellt wurde, sondern auch im verknüpften Dokument selbst.

Einsatzbereich des Matchers

Der Matcher macht die Verknüpfung von Dokumenten der folgenden Bereiche der Robin Data Software möglich:

  • Tätigkeiten
  • Standorte
  • Personen
  • Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung

  • Löschklassen

  • Externe Kontakte
  • Dienstleistungen
  • Verträge mit externen Kontakten / Nachweise

  • Technisch-organisatorische Maßnahmen

  • Assets (COS-Modul)
  • Risiken (COS-Modul)
  • Programme & Kontrollen (COS-Modul)

Inhalt des Matchers

Der Matcher unterteilt sich in 3 Segmente: links das eigene Matching, in der Mitte das System-Matching und rechts die Visualisierung:

  • Eigenes Matching: Hier können eigene Dokumente aus den o.g. Bereichen mit einander verknüpft werden.
  • System: Dieser Bereich befindet sich noch im Aufbau. Hier stellen wir Ihnen zentral für Ihre Compliance-Felder Standards (z.B. elementare Gefährdungen aus dem BSI Grundschutz), relevante Gesetze, gemeldete Sicherheitslücken, und Ähnliches zur Verfügung, die dann entsprechend gematcht werden können.
  • Visualisierung: Hier sehen Sie auf einen Blick welche Dokumente aus welchem Bereich mit diesem Dokument verknüpft sind.

Eigenes Matching: Daten anlegen, filtern oder durchsuchen

Sie können aus dem Matcher heraus ganz einfach neue Datensätze anlegen. Wählen Sie dazu zunächst einen Bereich, in dem Sie diesen Datensatz herstellen möchten und klicken Sie danach das "Plus-Icon" rechts der Bereichsauswahl.

Es öffnet sich nun ein Zwischenfenster, indem die Bezeichnung zur Anlage des jeweiligen Datensatzes erfasst wird. Sie können nun "Ohne Bearbeiten" den Eintrag speichern und den Datensatz später präzisieren, oder durch Klick auf "Bearbeiten" den zu erstellenden Datensatz direkt bearbeiten.

Wenn Sie aus bestehenden Datensätzen auswählen, kann es Sinn machen, die Ansicht zu filtern oder zu durchsuchen. Dazu können Sie die drei Icons links oder das Suchfeld nutzen.

Folgende Filter sind möglich:

  Es werden alle Daten im ausgewählten Bereich angezeigt.

  Es werden nur bereits von Ihnen selektierte Daten angezeigt.

  Es werden ausschließlich nicht selektierte Daten angezeigt.

Eigenes Matching: Verknüpfungen mit dem Matcher herstellen

(anhand eines Beispiels Verknüpfung von technisch-organisatorischen Maßnahmen)

  1. Öffnen Sie das Dokument, an welches Sie die technisch-organisatorischen Maßnahmen verknüpfen wollen.
  2. Klicken Sie in der Modal rechts auf den Reiter "Matcher": der Matcher wird sichtbar.
  3. Unter dem Reiter "Eigenes Matching" klicken Sie im Feld "Weiteres Matching" auf TOMs: Es öffnet sich eine Liste all Ihrer TOMs.
  4. Klicken Sie auf die jeweiligen, zu verknüpfenden TOMs: Diese sind nun dunkelblau markiert. Sie haben mit diesem Klick eine bidirektionale Verknüpfung hergestellt.
  5. Klicken Sie auf den gelben Punkt in dem jeweiligen TOM, um den Datensatz zu öffnen: Es öffnet sich eine weitere Eingabemaske über Ihre bereits offenen Eingabemaske, welche die Inhalte der angeklickten TOM zeigen. 
  6. Klicken Sie im ursprünglichen Dokument auf Speichern: Alle Verknüpfungen werden gespeichert.

Hinweis

Das Klicken auf den gelben Punkt eines Datensatzes  öffnet die jeweilige Eingabemaske über Ihrer bereits offenen Eingabemaske. Sie können diese bearbeiten und speichern oder wieder schließen. Die vorherige Eingabemaske, mit der Sie Verknüpfungen mit dem Matcher erstellt haben, bleibt geöffnet und kann weiterhin bearbeitet werden.

Matching-Attribute verwenden

Beim Matchen zweier Datensätze miteinander wird eine bidirektionale Verknüpfung zwischen den Datensätzen hergestellt. Dieser Verknüpfung kann man Attribute, also zusätzliche Informationen, mitgeben. Die Attribute sind dabei individuell konfigurierbar.

Bevor diese Funktion zur Verwendung steht, müssen Admins zunächst die Matching-Attribute über Inhaltsgruppen anlegen.

Die Matching-Attribute können unter dem türkisfarbenen Punkt neben der Bezeichnung des gematchten Datensatzes editiert werden

In der Visualisiuerung des Matchers können die vergebenen Matching-Attribute eingesehen werden. Klicken Sie zum Öffnen und schließen der Anzeige den Pfeil rechts  der Bezeichnung des gematchten Datensatzes. 

 

Weitere Fragen? - Wir sind für Sie da.

Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.