Eingabemasken mit Formularen verwenden

Eingabemasken mit Formularen dienen zur Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Datensätzen. Die Funktionsweise der Eingabemasken und der Formularelemente ist immer gleich. Dieser Artikel beschreibt die verfügbaren Funktionen.

 

 

 

Aufrufen einer Eingabemaske

Die Eingabemasken können über zwei Wege aufgerufen werden. Dazu öffnen Sie den Bereich in der Robin Data Software, den Sie gern bearbeiten möchten. Nachfolgend werden die Eingabemasken am Bereich Datenschutz > Standorte erklärt.

 

Aufrufen einer Eingabemaske für einen neuen Datensatz

• Klicken Sie auf den Button oben rechts (z. B. Standort): es öffnet sich eine leere Eingabemaske 

 

Aufrufen der Eingabemaske eines bestehenden Datensatzes

• Klicken Sie in der Tabelle auf den gewünschten Datensatz: Es öffnet sich die Eingabemaske des ausgewählten Datensatzes

 

Bearbeiten einer Eingabemaske

Die Eingabemasken und Formulare sind immer gleich aufgebaut, zum Bearbeiten beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

• Optionale Felder: Optionale Felder haben keine besondere Kennzeichnung und müssen nicht ausgefüllt werden, um den Datensatz zu speichern. 
• Pflichtfelder: Pflichtfelder sind immer mit einem roten Stern "*" gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden, um den Datensatz zu speichern.  
• Tooltips: Jedes Formularfeld verfügt über einen Tooltip. Diesen können Sie anzeigen indem Sie die Maus über den Titel des Formularfeldes bewegen.

 

Abschließen einer Eingabemaske

Im rechten Formularbereich der Eingabemasken finden Sie mehrere Aktionen zum Abschließen eines Formularfeldes.

Im rechten oberen Bereich können Sie die Eingabemaske schließen: 

• Schließen:  Schließen Sie das aktuelle Formular. Sollten Sie Änderungen an dem Formular durchgeführt haben, werden sie über eine Dialogbox darauf hingewiesen, ob sie die getätigten Änderungen speichern wollen oder das Formular ohne zu Speichern schließen möchten. 

Im rechten unteren Bereich können Sie die Eingabemaske löschen, speichern bzw. das Formularfeld zurücksetzen: 

• Löschen:  Sie können Datensätze aus der Robin Data Software löschen. Dieser Button steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie einen bestehenden Datensatz öffnen.
• Speichern: Speichern Sie die eingeben Daten in der Robin Data Software. Sie können das Formular nur speichern, wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind. Das Formular schließt sich dann automatisch. 
• Formular zurücksetzen: Wenn Sie alle Formularfelder mit einmal leeren möchten, können Sie diesen Button verwenden.

 

Aufbau einer Eingabemaske: Linker Formularbereich der Eingabemasken

Der linke Formularbereich enthält Felder zur Pflege des jeweiligen Datensatzes. Diese Felder variieren in Abhängigkeit des zu pflegenden Datensatzes. So müssen Sie zur Erstellung einer Verarbeitungstätigkeit andere Felder pflegen, als bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Im Beispiel "Datenschutz-Folgenabschätzung" pflegen Sie die folgenden Felder im linken Formularbereich:

• Dokumenten-ID: Weisen Sie der Verarbeitungstätigkeit eine Dokumenten-ID zu, die Verwendung von Dokumenten-IDs dient der systemweit eindeutigen Kennzeichnung und Identifikation von Dokumenten (mehr Informationen auf der Hilfeseite "Dokumentierte Information").
• Risikobeschreibung:  In diesem Bereich definieren Sie das Risiko oder die Risiken für die Verarbeitungstätigkeit. 
• Risikobehandlung:  Hier bewerten Sie das Risiko und definieren konkrete Maßnahmen, wie dieses Risiko gemindert werden kann.

 

Aufbau einer Eingabemaske: Rechter Formularbereich der Eingabemasken

Der rechte Formularbereich dient dazu, zusätzliche Informationen zum Datensatz zu pflegen. Auch im rechten Formularbereich variieren die Felder in Abhängigkeit des zu pflegenden Datensatzes. Im Beispiel "Datenschutz-Folgenabschätzung" pflegen Sie die folgenden Felder im rechten Formularbereich:

• Matcher: Über den Matcher können Sie Dokumente verknüpfen sowie verknüpfte Dokumente einsehen.
• Status: In diesem Datenbereich ist es möglich, den Status und die Freigabe eines Dokumentes zu verwalten und Notizen zum Datensatz zu hinterlegen.
• Governance Tab: Der Governance Tab ist in mehreren Dokumenten in der Robin Data Software gleichermaßen verfügbar. Er bietet die Möglichkeit, diverse grundlegende Parameter für das jeweilige Dokument festzuhalten. Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Governance Inhalte verwalten.
• Tätigkeit: In diesem Datenbereich werden alle Tätigkeiten angezeigt, die mit Ihrem Datensatz verknüpft sind. Zum Erstellen einer Tätigkeit klicken Sie den Button oben rechts "Tätigkeit erstellen". Darauf hin öffnet sich ein neues Eingabeformular, eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Tätigkeiten-Manager.
• Anlagen: In diesem Datenbereich können Sie über den Button Anlage hinzufügen zugehörige Dokumente hinterlegen. 

• Externe Links: In diesem Datenbereich können Sie über den Button Externen Link hinzufügen zugehörige Informationen verlinken.

 

 

Tab: Matcher

Der Matcher unterteilt sich in 3 Segmente: links das eigene Matching, in der Mitte das System-Matching und rechts die Visualisierung:

• Eigenes Matching: Hier können eigene Dokumente aus den o.g. Bereichen mit einander verknüpft werden.
• System: Dieser Bereich befindet sich noch im Aufbau. Perspektivisch werden hier entsprechende Gesetze, gemeldete Sicherheitslücken, und ähnliches angezeigt. Ziel ist, dass der Nutzer bspw. neu auftretende Sicherheitslücken auf dem Dashboard angezeigt bekommt und auf einen Blick sieht, auf welche Bereiche und Dokumente diese einen Einfluss haben könnte. So können Sie Ihre Bereich optimal managen.
• Visualisierung: Hier sehen Sie auf einen Blick welche Dokumente aus welchem Bereich mit diesem Dokument verknüpft sind.

Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Matcher verwenden.

Tab: Status

Dieser Tab weist folgende Formularfelder auf:

• Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus der DSFA an.
• Durchgeführt  von: Geben Sie die Person an, die diese DSFA erstellt hat.
• Durchgeführt am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Erstellung dieser DSFA abgeschlossen wurde.
• Geprüft von: Geben Sie die Person an, die diese DSFA geprüft hat.
• Geprüft am: Geben Sie das Datum ein, an dem die Prüfung dieser DSFA abgeschlossen wurde.
• Freigegeben von: Geben Sie die Person an, die diese DSFA freigegeben hat.
• Freigegeben am: Geben Sie das Datum ein, an dem diese DSFA zur Nutzung freigegeben wurde.

 

Tab: Governance

Das Governance Tab weist folgende Datenbereiche auf:

• Organisationszuordnung: Bearbeiten Sie  die organisatorische Verankerung des jeweiligen Dokumentes.

• Schutzbedarf: Geben Sie den Schutzbedarf des jeweiligen Dokumentes an.
• Gültigkeit: Geben Sie die Gültigkeit des jeweiligen Dokumentes an.
• Historie: Wechseln Sie zwischen verschiedenen Versionen des jeweiligen Dokumentes und / oder geben Sie den Termin der nächsten Revision an.

Eine nähere Erläuterung dazu finden Sie im Artikel Governance Inhalte verwalten.

 

Tab: Tätigkeit

• Wechseln Sie zu dem Tab Tätigkeit und klicken Sie auf den Button Tätigkeiten erstellen: Eine leere Eingabemaske öffnet sich. 

Die Eingabemaske weist folgende Datenbereiche auf:

• Dokumenten-ID: Weisen Sie den Datensatz eine Dokumenten-ID zu, die Verwendung von Dokumenten-IDs dient der systemweit eindeutigen Kennzeichnung und Identifikation von Dokumenten (mehr Informationen auf der Hilfeseite "Dokumentierte Information").
• Beschreibung: Beschreibung und Kategorie der Tätigkeit.
• Spezifikation: Verantwortliche und zeitliche Vorgaben für die Tätigkeit.
• Bearbeitung: Informationen zur Bearbeitung der Tätigkeit.

 

Datenbereich: Beschreibung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Bezeichnung: Geben Sie der Tätigkeit einen eindeutigen inhaltlichen Titel, idealerweise enthält dieser ein Verb.
• Beschreibung: Präzisieren Sie, was in dieser Tätigkeit erledigt werden soll.

 

Datenbereich: Spezifikation

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Kategorie der Tätigkeit: Geben Sie an, welche Tätigkeitskategorie dieser Tätigkeit entspricht. Die Kategorie einer Tätigkeit leitet sich ab aus den rechtlichen Pflichtaufgaben im Datenschutz und der Verwaltung allgemeiner Tätigkeiten zur Umsetzung und Pflege des Datenschutz-Management-Systems.
• Status: Geben Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus der Tätigkeit an.
• Verantwortlicher Systembenutzer: Weisen Sie dem verantwortlichen Systembenutzer die Tätigkeit zu . Der Verantwortliche muss ein registrierter Nutzer Ihrer Organisation in der Robin Data Software sein. 
• Verantwortlichen per E-Mail informieren: Informieren Sie den verantwortlichen Systembenutzer per E-Mail, indem Sie den Button nach rechts klicken. Blau hinterlegte Buttons sind aktiviert. Der Verantwortliche erhält eine E-Mail mit dem Link zur Tätigkeit.
• Startdatum: Geben Sie ein Startdatum für diese Tätigkeit ein.
• Frist: Geben Sie die Frist für diese Tätigkeit ein.
• Eingangskanal: Geben Sie ein, über welchen Kommunikationskanal Sie diese Tätigkeit erreicht hat.
• Anfragender: Dokumentieren Sie, welche Person (aus Datenschutz > Personen) den Anstoß für diese Tätigkeit gegeben hat.

 

Datenbereich: Bearbeitung

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Beendet: Geben Sie an, wann diese Tätigkeit beendet wurde.
• Kurzbericht: Beschreiben Sie, was Sie in dieser Tätigkeit gemacht haben. 

Mehr zu den Tätigkeiten und deren Verwaltung finden Sie im Hilfe-Artikel Tätigkeiten-Manager.

 

Tab: Anlagen

• Wechseln Sie zu dem Tab Anlagen und klicken Sie auf den Button Anlage hinzufügen: Eine leere Eingabemaske öffnet sich. 

Die Eingabemaske weist folgende Datenbereiche auf:

• Kunden/Nutzer: Geben Sie relevante Informationen zu der Anlage an.
• Anlagen: Laden Sie die Anlage hoch.
• Notizen: Schreiben Sie Ihre Notizen zu dieser Anlage.

 

Datenbereich: Kunden/Nutzer

Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

• Standorte an denen diese Dokument relevant ist: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Standort aus.
• Funktionsbereiche an denen das Dokument relevant ist: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Funktionsbereich aus.

 

Datenbereich: Anlagen

• Klicken Sie auf den Button Anlage hinzufügen, um ein Dokument von Ihrem Rechner hochzuladen.

 

Datenbereich: Notizen

• Schreiben Sie Notizen zu dieser Anlage.

 

Tab: Externe Links

• Wechseln Sie zu dem Tab Externe Links und klicken Sie auf den Button Externen Link hinzufügen: Eine leere Eingabemaske öffnet sich. 

Die Eingabemaske weist folgende Formfelder auf:

• Name: Geben Sie den Namen des Links ein.
• Link: Fügen Sie die URL des Links ein.