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Dienstleistungen verwalten

Führen Sie eine länderspezifische Analyse mit Robin Data durch und verwalten Sie Dienstleistungen der Externen Kontakte digital, so dass eine dedizierte rechtliche Bewertung der Datenflüsse und deren Schutzklasse je Dienstleistung möglich wird.

 

Hintergrund

Dienstleistungen stellen Verarbeitungstätigkeiten dar, in denen personenbezogene Daten in der Regel extern verarbeitet werden. 

Beispiele für Dienstleistungen sind:

  • Externe Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Hosting einer Website mit Webformularen
  • Nutzung eines externen Maildienstleisters wie GoogleMail oder Outlook365

Diese Dienstleistungen sollten erfasst und insbesondere den Verarbeitungstätigkeiten zugewiesen werden.

Dienstleistungen können kategorisiert werden. Abhängig von der Kategorie ergeben sich zum Beispiel weitere Aufgaben, die im Datenschutz umgesetzt werden müssen. Zum Beispiel müssen für bestimmte Dienstleistungskategorien Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen werden.

Robin Data orientiert sich dabei an den Empfehlungen der Aufsichtsbehörden, wie zum Beispiel der Abgrenzungsliste für Auftragsverarbeitungsdienstleistungen des Bayrischen Landesdatenschutzbeauftragten

Ferner sollte erfasst werden, in welchen Ländern Dienstleistungen durchgeführt werden. Werden diese Dienstleistungen außerhalb der EU erbracht, müssen möglicherweise weitere Maßnahmen ergriffen werden, um eine rechtskonforme Datenverarbeitung auf Basis eines angemessenen Datenschutzniveaus zu gewährleisten.

Dienstleistung verwalten

Um eine Dienstleistung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf: 

  • Datenschutz > Dienstleistungen

Zunächst öffnet sich die Tabellenansicht. Die allgemeine Funktionalität der Tabellenansicht wird in dem Artikel Tabellenansicht verwenden beschrieben.

In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der bereits angelegten Dienstleistungen.

Dienstleistung erstellen

Um eine Dienstleistung zu erstellen, drücken Sie in der Tabellenansicht Datenschutz > Dienstleistung auf den Button: Dienstleistung erstellen. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung einer Dienstleistung.

Um einen Dienstleistung zu erstellen, gehen Sie zunächst in das folgende Menü:

  • Datenschutz > Dienstleistungen

Und  klicken anschließend auf den Button oben rechts:

  • Dienstleistung

Durch Klick auf diesen Button öffnet sich die leere Eingabemaske mit dem Formular zur Erstellung der Dienstleistung.

Zum Vergrößern des Bildes bitte klicken

Das Formular ist den linken Bereich "Dienstleistung erstellen" und den rechten Bereich "Status" unterterteilt.  Der linke Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Spezifikation: Wichtige Basisdaten zur Definition und Kategorisierung der Dienstleistung
  • Verantwortlicher: Verantwortliche und Ansprechpartner zur Dienstleistung

Der rechte Bereich weist folgende Datenbereiche auf:

  • Status: Erfassen Sie Informationen zum Status und machen Sie Notizen zur Dienstleistung.

Die allgemeine Verwendung der Eingabemasken mit Formularen ist in dem Artikel Eingabemasken mit Formularen erklärt.

    Datenbereich: Spezifikation

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung der Dienstleistung ein.
    • Datenverarbeitung in Land: Wählen Sie das Land aus, in dem die Datenverarbeitung stattfindet. Findet des Service außerhalb der EU statt, so müssen Sie sehr wahrscheinlich weitere Maßnahmen treffen.
    • Schutzbedarf: Wählen Sie den Schutzbedarf für diese Dienstleistung aus. Dieser ist in der Regel abhängig von den in der Dienstleistung verarbeiteten personenbezogene Daten.
    • Vertragsgrundlagen zum Service: Geben Sie - sofern notwendig - an, welche Form von Vertrag zur rechtskonformen Nutzung für diese Dienstleistung erforderlich ist.
    • On-Premise: Wählen Sie aus ob es sich bei der Dienstleistung um eine On-Premise Dienstleistung handelt.

    Datenbereich: Verantwortlicher

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Ansprechpartner (intern): Geben Sie weitere Ansprechpartner für diese Dienstleistung ein.
    • Verantwortlicher (extern): Geben Sie den Verantwortlichen für diese Dienstleistung ein.

    Können Sie keinen Verantwortlichen oder Ansprechpartner auswählen, müssen Sie zunächst unter: Datenschutz > Externe Kontakte > Button: Person 

    Wie Sie Person erstellen finden Sie im Artikel  Personen der eigenen Organisation verwalten

    Datenbereich: Status

    Dieser Datenbereich weist folgende Formularfelder auf:

    • Status: Wählen Sie den zutreffenden Status aus dem Dropdown-Menü aus.
    • Notizen: Machen Sie sich Notizen zu dieser Dienstleistung

     

    Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

    Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io.