Allgemeine Funktionen

Benutzer verwalten

In der Robin Data Software können mehrere Personen miteinander arbeiten. Dazu können Admins Benutzer anlegen, verwalten und löschen.

 

 

Hintergrund

Die Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass der Administrator Ihres Unternehmens weitere Benutzer zur Verwendung der Software einladen bzw. auch Benutzer  wieder entfernen kann.

Tätigkeiten, welche von einem Benutzern innerhalb der Robin Data Software ausgeführt werden, wie zum Beispiel das Ändern von Daten, die Neuanlage von Daten oder das Erfassen von Verträgen, sind nachvollziehbar, da diese mit dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters gekennzeichnet werden.

Benutzer anlegen

Je nach gebuchter Lizenz können Sie weitere Benutzer hinzufügen. Auf unsere Website finden Sie eine Übersicht über unsere Lizenzen, deren Preise und die enthaltene Anzahl an Benutzern. Um weitere Benutzer hinzufügen zu können, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Der Benutzer mit der Rolle "admin" oder "company_admin" kann weitere Benutzer anlegen. 

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.Neue Benutzer in den Einstellungen anlegen
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen.

    Benutzer-anlegen
  3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Benutzern.
  4. Klicken Sie auf den Button +Benutzer oben rechts: Es öffnet sich ein Modalfenster. 
  5. Füllen Sie die Felder des geöffneten Modals aus.
  6. Klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Eingabe zu bestätigen: Der Benutzer wurde angelegt.

Datenbereiche des Modalfensters


modal-benutzer-erstellen

Der Datenbereich des Modals weist folgende Pflichtfelder auf:

  • Anrede: Wählen Sie die Anrede der Person
  • Vorname: Geben Sie den Vorname der Person ein
  • Nachname: Geben Sie den Nachnamen der Person ein
  • E-Mail: Geben Sie die dienstliche E-Mail der Person ein. Beachten Sie dazu den nachfolgenden Hinweis.
  • Standort:  Wählen Sie den Standort aus, an dem diese Person laut Personalabteilung tätig ist. Sollten im Dropdown-Menü kein Standort aufgeführt sein, müssen Sie diesen zuerst unter Datenschutz  > Standorte anlegen.

Benutzer über E-Mail-Adresse anlegen

Bitte verwenden Sie lediglich Kleinbuchstaben bei der Registrierung neuer Benutzer über deren E-Mail-Adresse.  Technisch kann es zu Schwierigkeiten bei der Zustellung der Einladung kommen, sollte die Schreibweise der E-Mail-Adresse eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben enthalten. 

Einladung per E-Mail erhalten

Eingeladene Benutzer erhalten eine Einladung per E-Mail an die Adresse, welche in der Robin Data Software beim Erstellen des Benutzers verwendet wurde. 

Um die Einladung zu bestätigen, müssen eingeladene Benutzer den Aktivierungslink in der E-Mail klicken und anschließend ein Passwort vergeben. Anschließend wird der Benutzer in der Robin Data Software angemeldet. 

Benutzer löschen

Sie können bereits eingeladene Benutzer auch wieder aus der Benutzerverwaltung löschen.

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Benutzern.
  4. Klicken Sie auf den Vornamen des betroffenen Benutzer: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Benutzer.
  5. Sie können den Benutzer entweder deaktivieren, löschen oder nach Art. 17 DSGVO löschen:
    Benutzer löschen Bearbeitungsfenster
    • Löschen: Der Benutzer wird gelöscht, kann aber auf Anfrage wiederhergestellt werden. 
    • Löschen nach Art. 17 DSGVO: Der Benutzer wird unwiderruflich gelöscht, ein Wiederherstellen ist nicht möglich. Die gelöschten Benutzer werden nicht unter "Gelöschte anzeigen" aufgeführt
    • Benutzer deaktivieren: Der Benutzer wird deaktiviert, kann sich danach nicht mehr einloggen, ist aber noch vorhanden.

Gelöschte Benutzer erneut einladen

Gelöschte oder deaktivierte Benutzer können erneut zur Benutzung der Robin Data Software eingeladen werden. 

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
  3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Benutzern.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöschte anzeigen: Die Schaltfläche wird blau und die gelöschte Benutzer werden angezeigt.Geloeschte-Benutzer-erneut-einladen
  5. Klicken Sie neben den betroffenen Benutzer auf Benutzer erneut einladen: Es öffnet sich ein Modalfenster.
  6. Klicken Sie auf Ok, um die Einladung zu bestätigen: Der Benutzer erhält eine Einladung per E-Mail.

    Benutzern die Rolle "Admin" vergeben

    Benutzer die die Rolle "company_admin" besitzen, können anderen Benutzern die Rolle Admin vergeben.

    1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
    2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
    3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Benutzern.
    4. Klicken Sie auf den Vornamen des betroffenen Benutzer: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Benutzer.
    5. Klicken Sie auf die Schaltfläche  Rolle: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
    6. Klicken Sie auf die Rolle Admin:  Die Rolle Admin ist im Feld Rolle hinterlegt.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren:  Der Bearbeitungsmodus wird geschlossen und die Rolle Admin ist in der Benutzer-Tabelle am entsprechenden Benutzer hinterlegt.

    Rolle "Company Admin" übertragen

    Benutzer die die Rolle "company_admin" besitzen, können diese auf andere Benutzer übertragen.

    Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" können als "Company Admin" hinterlegt werden.  Wie Sie die Rolle Admin vergeben, erfahren Sie im Abschnitt Benutzern die Rolle "Admin" vergeben.

    1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
    2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
    3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Benutzern.
    4. Klicken Sie auf Ihren eigenen Benutzer-Namen: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Benutzer.
    5. Klicken Sie auf Rolle "Company Admin" übertragen: Es öffnet sich das Fenster "Anfrage zur Übertragung der Rolle "Company Admin".

    6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Rolle übertragen möchten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, welches alle Benutzer anzeigt, die die Rolle "Admin" besitzen.
    7. Klicken Sie auf den gewünschten Benutzer: Der Benutzer ist in der Schaltfläche hinterlegt.
    8. Klicken Sie in das Feld mit dem Hinweis zur Übertragung der Rolle Company Admin: Ein blauer Haken ist gesetzt.
    9. Klicken Sie auf Anfrage absenden:  Das Fenster "Anfrage zur Übertragung der Rolle "Company Admin" wird geschlossen.
    10. Der Benutzer erhält die E-Mail mit dem Betreff Anfrage zur Übertragung der Rolle 'Company Admin'
    11. Der Benutzer muss den Link in der E-Mail innerhalb von 10 Stunden klicken, um die Anfrage zu bestätigen. 

     

    Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.

    Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter support@robin-data.io