Nutzer verwalten

In der Robin Data ComplianceOS® können mehrere Personen miteinander arbeiten. Dazu können Admins Nutzer anlegen, verwalten und löschen.

 

 

Hintergrund

Die Nutzerverwaltung sorgt dafür, dass der Administrator Ihres Unternehmens weitere Nutzer zur Verwendung der Software einladen bzw. auch Nutzer  wieder entfernen kann.

Tätigkeiten, welche von einem Nutzern innerhalb der Robin Data ComplianceOS® ausgeführt werden, wie zum Beispiel das Ändern von Daten, die Neuanlage von Daten oder das Erfassen von Verträgen, sind nachvollziehbar, da diese mit dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters gekennzeichnet werden.

Nutzer anlegen

Je nach gebuchter Lizenz können Sie weitere Nutzer hinzufügen. Auf unsere Website finden Sie eine Übersicht über unsere Lizenzen, deren Preise und die enthaltene Anzahl an Nutzern. Um weitere Nutzer hinzufügen zu können, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Der Nutzer mit der Rolle "admin" oder "company_admin" kann weitere Nutzer anlegen. 

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen.
   
   
3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Nutzern.
4. Klicken Sie auf den Button +Benutzer oben rechts: Es öffnet sich eine Eingabemaske. 
5. Füllen Sie die Felder der geöffneten Eingabemaske aus.
6. Klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Eingabe zu bestätigen: Der Nutzer wurde angelegt.

Datenbereiche der Eingabemaske

Der Datenbereich der Eingabemaske weist folgende Pflichtfelder auf:

• Anrede: Wählen Sie die Anrede der Person
• Vorname: Geben Sie den Vorname der Person ein
• Nachname: Geben Sie den Nachnamen der Person ein
• E-Mail: Geben Sie die dienstliche E-Mail der Person ein. Beachten Sie dazu den nachfolgenden Hinweis.
• Standort:  Wählen Sie den Standort aus, an dem diese Person laut Personalabteilung tätig ist. Sollten im Dropdown-Menü kein Standort aufgeführt sein, müssen Sie diesen zuerst unter Datenschutz  > Standorte anlegen.
• Benutzer-Lizenz: Wählen Sie die Lizenz (Risikobeteiligter, Risikoverantwortlicher, Administrator) für den zu erstellenden Nutzer aus. Wichtig: Diese Funktion gilt nur für Robin Data ComplianceOS® - Nutzer

Einladung per E-Mail erhalten

Eingeladene Nutzer erhalten eine Einladung per E-Mail an die Adresse, welche in der Robin Data ComplianceOS® beim Erstellen des Nutzers verwendet wurde. 

Um die Einladung zu bestätigen, müssen eingeladene Nutzer den Aktivierungslink in der E-Mail klicken und anschließend ein Passwort vergeben. Anschließend wird der Nutzer in der Robin Data ComplianceOS® angemeldet. 

Nutzer löschen

Sie können bereits eingeladene Nutzer auch wieder aus der Nutzerverwaltung löschen.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen.
3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Nutzern.
4. Klicken Sie auf den Vornamen des betroffenen Nutzer: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Nutzer.
5. Sie können den Nutzer entweder deaktivieren, löschen oder nach Art. 17 DSGVO löschen:
   
   

Gelöschte Nutzer erneut einladen

Gelöschte oder deaktivierte Nutzer können erneut zur Benutzung der Robin Data ComplianceOS® eingeladen werden. 

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Nutzern.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöschte anzeigen: Die Schaltfläche wird blau und die gelöschte Nutzer werden angezeigt.
5. Klicken Sie neben den betroffenen Nutzer auf Benutzer erneut einladen: Es öffnet sich eine Eingabemaske.
6. Klicken Sie auf Ok, um die Einladung zu bestätigen: Der Nutzer erhält eine Einladung per E-Mail.

Nutzern die Rolle "Admin" vergeben

Nutzer die die Rolle "company_admin" besitzen, können anderen Nutzern die Rolle Admin vergeben.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Nutzern.
4. Klicken Sie auf den Vornamen des betroffenen Nutzer: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Nutzer.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche  Rolle: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
6. Klicken Sie auf die Rolle Admin:  Die Rolle Admin ist im Feld Rolle hinterlegt.
7. Klicken Sie auf Aktualisieren:  Der Bearbeitungsmodus wird geschlossen und die Rolle Admin ist in der Nutzer-Tabelle am entsprechenden Nutzer hinterlegt.

Rolle "Company Admin" übertragen

Nutzer die die Rolle "company_admin" besitzen, können diese auf andere Nutzer übertragen.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihren Account-Namen: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen: Es öffnet sich die Seite Einstellungen
3. Klicken Sie auf den zweiten Tab Benutzer: Es öffnet sich die Tabelle mit den angelegten Nutzern.
4. Klicken Sie auf Ihren eigenen Nutzer-Namen: Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus des ausgewählten Nutzer.
5. Klicken Sie auf Rolle "Company Admin" übertragen: Es öffnet sich das Fenster "Anfrage zur Übertragung der Rolle "Company Admin".
   
   
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie den Nutzer, dem Sie die Rolle übertragen möchten: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, welches alle Nutzer anzeigt, die die Rolle "Admin" besitzen.
7. Klicken Sie auf den gewünschten Nutzer: Der Nutzer ist in der Schaltfläche hinterlegt.
8. Klicken Sie in das Feld mit dem Hinweis zur Übertragung der Rolle Company Admin: Ein blauer Haken ist gesetzt.
9. Klicken Sie auf Anfrage absenden:  Das Fenster "Anfrage zur Übertragung der Rolle "Company Admin" wird geschlossen.
10. Der Nutzer erhält die E-Mail mit dem Betreff Anfrage zur Übertragung der Rolle 'Company Admin'
11. Der Nutzer muss sich in der Software anmelden und anschließend die Link aus der E-Mail klicken, um die Anfrage zu bestätigen.
12. Der Nutzer muss den Link in der E-Mail innerhalb von 10 Stunden klicken, sonst wird dieser inaktiv.