Versionierung von Dokumenten verwenden

Die Versionierung in der Robin Data Software sorgt dafür, dass Informationen zu unterschiedlichen Dokumenten-Versionen gespeichert, die aktuelle mit einer früheren gegenübergestellt und frühere wiederhergestellt werden können.

Hintergrund

Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten verwendet wird. Bei jeder inhaltlichen Änderung an einem bereits existierenden Dokument in der Robin Data Software, wird eine neue Version erzeugt.

Die Version ist damit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Stände (Versionsstände) eines Dokumentes zu unterscheiden. Bei der automatischen Versionierung wird das Dokument mit unterschiedlichen Arbeitsständen abgespeichert.

Die fortlaufende Protokollierung der inhaltlichen Änderungen, macht die gemeinsame Arbeit in der Robin Data Software transparent und nachvollziehbar.

Zu jedem Zeitpunkt weiß der aktuelle Nutzer, wann ein Dokument von welchem Nutzer geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Versionierung von Dokumenten verwenden

Die Versionierung ist in einer Vielzahl von Bereichen in der Robin Data Software verfügbar. Diese Funktion befindet sich unter Governance > Historie beim Öffnen einer Eingabemaske.

Version Gegenüberstellung

1. Öffnen Sie eine Eingabemaske.
2. Klicken Sie auf dem Tab Governance.
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü im Bereich Historie: Es werden Ihnen die bestehende Versionen in einer Liste angezeigt.
   
4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Version, mit der Sie die aktuelle gegenüberstellen möchten: Die ausgewählte Version wird im Feld unter Historie angezeigt. 
   
5. Klicken Sie auf VIEW um die ausgewählte mit der aktuellen gegenüberzustellen.
   
6. Anzeige der gegenübergestellten Versionen
   

Zur Vergrößerung bitte das Bild anklicken.

Version wiederherstellen

1. Öffnen Sie eine Eingabemaske.
2. Klicken Sie auf dem Tab Governance.
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü im Bereich Historie: Es werden Ihnen die bestehende Versionen in einer Liste angezeigt.
   
4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Version, die Sie wiederherstellen möchten: Die ausgewählte Version wird im Feld unter Historie angezeigt. 
   
5. Klicken Sie auf den blauen Pfeil rechts um die angezeigte Version wiederherzustellen.
   

Inhalte einer Versionierung

Bei der Wiederherstellung einer Version, werden alle Inhalte wiederhergestellt die sich im linken Bereich sowie unter Status und Governance auf der rechten Seite der Modal befinden. Nicht betroffen von der Änderung einer Versionierung sind die Tabs Tätigkeit, Anlagen, Externe Links und Referenzen.