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Verarbeitungstätigkeiten importieren

Verarbeitungstätigkeiten können über nun über unseren Slider importiert aus der Robin Data Datenbank werden.

Robin Data verfügt über eine Vielzahl unterschiedlicher Verarbeitungstätigkeiten von mehren hundert Branchen. Auf diese kann jeder Mandant der Robin Data Software zugreifen. 

Zugriff über den Robin Data Importer

Der Import von Verarbeitungstätigkeiten erfolgt über den Robin Data Importer für Verarbeitungstätigkeiten. Um diesen aufzurufen wechseln Sie über das Hauptmenü zu Datenschutz > Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Sie gelangen zur Tabellenansicht. Dort klicken Sie oben rechts auf den Button "+Verarbeitungstätigkeit".

Es öffnet sich der Robin Data Importer für Verarbeitungstätigkeiten. Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  1. Branchenfilter: Gewünschte Branchen zur Anzeige in der Ergebnisliste selektieren
  2. Suchfeld: Eingabe der zu suchenden Verarbeitungstätigkeit
  3. Selektoren: In der Ergebnisliste die Verarbeitungstätigkeiten auswählen, die man importieren möchte 
  4. Neu: Eine neue und leere Verarbeitungstätigkeit anlegen

Branchenfilter

Der Branchenfilter zeigt standardmäßig die bei der Registrierung angegebene Branche an. Durch das klicken auf das "x" angezeigter Branchen-Tags, kann man diese aus dem Filter entfernen. Klickt man in das Branchensuchfeld, kann man neue bzw. weitere Branchen hinzufügen und diese dann selektieren.

Die Ergebnisliste wird entsprechend aktualisiert. Um mehrfache Selektionen in diesem Aktualisierungsprozess zu vermeiden ist der Branchenfilter während des Aktualisierungsvorgangs für einen kurzen Augenblick gesperrt.

Suchfeld

Das Suchfeld durchsucht in einer Volltextsuche die Bezeichnung der über die Branche gefilterten Verarbeitungstätigkeiten.

Die Ergebnisliste wird entsprechend aktualisiert. Um mehrfache Selektionen in diesem Aktualisierungsprozess zu vermeiden ist der Branchenfilter während des Aktualisierungsvorgangs für einen kurzen Augenblick gesperrt.

Selektoren

Durch anklicken der Selektoren werden die Checkboxen aktiviert. Alle selektierten Verarbeitungstätigkeiten können in einem Schritt importiert werden,

Ausblenden existierender Verarbeitungstätigkeiten

Der Robin Data Importer ist intelligent gestaltet. Sie können bereits importiere Verarbeitungstätigkeiten aus der Ergebnisliste automatisch ausblenden.

Dazu legen Sie den Schalter "Alle zeigen" auf "Zeige nicht vorhandene" um.

Die Ergebnisliste wird entsprechend aktualisiert.

Importvorgang

Nachdem Sie die gewünschten Verarbeitungstätigkeiten selektiert haben, klicken Sie am unteren rechten Bildrand auf "Importieren". 

Robin Data zeigt Ihnen dann einen Dialog an, mit der Anzahl der zu importierten Verarbeitungstätigkeiten an. Wenn die Angaben stimmen bestätigen Sie den Import.

Der Import wird im Hintergrund durchgeführt. Dieses bedeutet, dass im Falle des Importes mehrerer Duzend Verarbeitungstätigkeiten dieser Prozesse einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Bitte haben Sie ein wenig Geduld.

Die importieren Verarbeitungstätigkeiten erscheinen nach erfolgtem Import in der Tabelle der Verarbeitungstätigkeiten.

Zählen der importieren Dokumente

Jede Verarbeitungstätigkeit die Sie importieren senkt die Anzahl der noch verfügbaren Dokumente in Ihrem Mandanten. Die aktuelle Anzahl können Sie oberhalb der Tabelle im Dokumentenzähler ablesen:

In diesem Fall sind noch 327 von 500 Dokumenten verfügbar. 

Direktes löschen importierter Dokumente zählt nicht

Robin Data möchte, dass Sie sich einen Überblick über verfügbare Dokumente machen können. Importieren Sie ein Dokument und öffnen Sie dieses und löschen Sie es OHNE dieses zu speichern, wir Ihnen das Dokument wieder gut geschrieben.

Die Löschung können Sie direkt über den Button "Löschen" im geöffneten Dokument vornehmen oder in der Tabelle löschen.

Zum schließen eines geöffneten Dokumentes ohne diese zu speichern drücken die Taste "ESC" auf Ihrer Tastatur.

Oder Sie drücken auf das "X" am oberen rechten Rand des geöffneten Dokument-Formulars.

 

 

19.06.2020