Funktionen, Updates & kleinere Änderungen kompakt
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22.02.2023 Umstellung der Menü-Führung, Migration von verknüpften Daten in den Matcher, Tätigkeiten-Manager, farbliche Kennzeichnung von Dokumenten, automatisches Erzeugen von Löschklassen einer Verarbeitungstätigkeit
Wir haben die Menü-Führung für Sie optimiert:
- Daten, die Sie meist nur initial eingeben müssen (z.B. Standorte, Personen, Funktionsbereiche, etc.), pflegen Sie ab sofort unter Organisationsstammdaten.
- Alle Datenschutz-relevanten Bereiche haben wir für Sie unter dem Menüpunkt Datenschutz zusammengefasst.
- Im Hauptmenü-Punkt Compliance finden Sie neben dem Asset- und Risiko-Management sowie den TOMs, nun auch die externen Kontakte und Dienstleistungen sowie die Verträge und Nachweise.
- Über den Menü-Punkt Kontrollsystem managen Sie, sofern Sie die entsprechenden ComplianceOS-Features gebucht haben, Kontrollen und Audits.
Mit dem Matcher haben wir in der Software ein mächtiges Tool erschaffen, um Daten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander zu verknüpfen. Um doppelte Datenpflege zu vermeiden, haben wir nun Ihre bereits verknüpften Daten aus der linken Seite der Eingabemaske in den Matcher migriert. Sie finden die von Ihnen verknüpften Daten nun im Tab "Matcher" in der Zusammenfassung.
Sie können nun aus der Ergebnistabelle des Tätigkeiten-Managers heraus die einzelnen Aufgaben der jeweiligen Tätigkeit einsehen und neue Aufgaben erstellen. Beim Kopieren von Tätigkeiten können Sie nun Aufgaben mitkopieren. Über neue Filter-Funktionen, welche über der Ergebnistabelle eingeblendet sind, können Sie nun beendete Tätigkeiten schnell ausblenden oder auf Tätigkeiten und Aufgaben in Ihrer Verantwortung filtern.
Über Inhaltsgruppen können sogenannte Farbschemata angelegt werden. Diese ermöglichen die Dokumente in der Tabellenübersicht oder im Matcher farblich zu markieren.
Sie können ab sofort Löschklassen über den Tab "Status" in einer Verarbeitungstätigkeit generieren. Diese Funktion war zuvor ein eigener Tab auf der rechten Seite der Eingabemaske und ist entfallen.
21.09.22 Datenanlage aus dem Matcher, Matching-Attribute, System-Matching, Versionsvergleich Historie, Lizenzierung von Programmen und Nutzern (COS), Audits, Filter Kontrollen
Sie können aus dem Matcher heraus ganz einfach neue Datensätze anlegen. Zudem kann man nun beim Matching von Datensätzen Attribute vergeben. Darüber hinaus ist das System-Matching nun verfügbar (COS) über welches zentral programmspezifische Standards importiert werden können.
Bei der Historie im Governance-Tab kann man zwei Dokumente nun direkt gegenüberstellen und vergleichen.
Die Lizenzierung von Programmen (z.B. Normen) sowie von Nutzern für COS Kunden ist nun über die Inhaltsgruppen verfügbar.
Es können nun Audits angelegt werden, in denen man Timing und Kontrollen managen kann. (COS)
Kontrollen können nun nach Programm gefiltert werden. (COS)
Bugfixes.
13.06.2022 Optimierung Dateiupload, Anzeige Aktivitäten bei Tätigkeiten (beta)
Es können nun auch Dokumente mit Leerzeichen im Detainamen hochgeladen werden.
Indem Sie den Cursor über das Icon bewegen wird Titel und Verantwortlicher der Aktivitäten sichtbar.
Bugfixes.
04.05.2022 Matcher, Rechte und Filtergruppen, Formulare
Der neue Matcher ist in mehreren Dokumenten in der Robin Data Software gleichermaßen verfügbar. Er bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Dokumente bidirektional zu verknüpfen und damit Zusammenhänge darzustellen.
Über Inhaltsgruppen können Zugriffsrechte für Nutzer hinterlegt werden. Zudem kann über Inhaltsgruppen vom Typ Filtergruppen für Nutzer festgelegt werden, auf welche Dokumente sie, abhängig vom Standort oder dem Funktionsbreich, im Mandanten zugreifen können. So kann eingestellt werden, dass Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Standortes auch nur die Dokumente sehen, die für Ihre Abteilung bzw. Ihren Standort relevant sind.
Über Inhaltsgruppen können eigene Formulare angelegt werden. Die Formulare erscheinen als zusätzliche Datenfelder im unteren Bereich auf der linken Seite einer Modal im Bereich "Dokumentierte Informationen & Nachweise".
Zudem wurden einige kleinere Bugs gefixt.
25.10.2021 Direktlink zu Datensätzen, Inhaltsgruppen und CSV-Importer externe Kontakte
In den Tätigkeiten und Verarbeitungstätigkeiten können Direktlinks zu den Datensätzen kopiert und zum Beispiel in eine Mail eingefügt werden. Nach Klick auf den Link gelangen Nutzer auf den entsprechenden Datensatz. Voraussetzung ist, das Nutzer in Robin Data eingeloggt sind.
Unter den Organisationsstammdaten können Inhaltsgruppen definiert werden.
- Inhaltsgruppen fassen unterschiedliche neue oder bestehende Elemente in Robin Data zusammen. Beispielweise könnte man eine Inhaltsgruppe für alle Standorte definieren. Dadurch müssen nicht mehr alle Standorte einzeln zu einem Datensatz hinzugefügt werden.
- Durch die Verwendung der Graphenstruktur sind die in den Inhaltsgruppen verknüpften Datensätze implizit zugewiesen. In den kommenden Updates wird dann z. B. eine Visualisierung der Verknüpfungen eines Datensatze zu anderen Datensätzen dargestellt. Dadurch können eigene Datenstrukturen und Verknüpfungen zwischen neuen und bestehenden Datensätzen in Robin Data aufgebaut werden. Aktuell ist die Anwendung der Inhaltsgruppen im "Governance Tab" unter dem Bereich "Governance Tag" möglich.
Import von Externen Kontakten über einen CSV-Importer. Dieser ist kostenpflichtig und kann auf Anfrage bereitgestellt werden. Bei Fragen dazu kontaktieren Sie uns bitte unter sales@robin-data.io.
06.10.21 Bugfixes
Bugfixes bei der Inline-Anlage und Zuordnung von Dienstleistungen in Externen Kontakten sowie Optimierung beim Speichern der Löschklassen.
30.09.21 Governance Tab, Versionierung, Übersetzung von Dokumenten
Mit dem neuen "Governance Tab" kann in vielen Datensätzen das jeweilige Dokument mit diversen Parametern gelenkt werden. Ferner wurden in diesem Zusammenhang das Hinzufügen von externen Links und Anlagen harmonisiert.
Alte Versionen von Datensätzen können für gelenkte Dokumente wiederhergestellt werden. Die Funktion ist über das jeweilige "Governance Tab" erreichbar.
Mehrsprachige Accounts können nun je Feld direkt die verfügbaren Sprachen bequem an einer Stelle editieren, ohne die Sprache global umschalten zu müssen.
Die Übersicht und Suchbarkeit wurde verbessert, Dienstleistungen in Selects enthalten nun den zugehörigen Externen Kontakt.
Verträgen können eine Laufzeit zugewiesen werden.
In der Nutzerverwaltung sind gelöschte Nutzer anzeigbar und können erneut eingeladen werden.
Wird eine Tätigkeit auf "Beendet" gesetzt, können automatisch nach Abfrage auch alle Aktivitäten auf "Beendet" gesetzt werden.
Darüber hinaus wurden diverse Bugs gefixt.
26.08.2021 Erweiterungen und mehr Komfort im Import, Selects und Adminbereich
Verträge können mit Laufzeiten versehen werden. Datumsfelder enthalten Hinweise, wenn ein eingestelltes Datum vor dem aktuellen Datum liegt. Verarbeitungsverzeichnisse können Verantwortliche der Datenschutzorganisation zugewiesen werden.
Beim Import von Rechtsgrundlagen werden nun die vollständigen Daten angezeigt und sind durchsuchbar. Beim Import von TOMs werden die Maßnahmen mit angezeigt, um die Auswahl der TOMs zu erleichtern.
Beim Import von Verarbeitungstätigkeiten ist die Suche auf die Beschreibung ausgeweitet worden. Wird eine Schwellwertanalyse durchgeführt, sind die Werte standardmäßig vor der Ausführung auf "Nein" gesetzt, um die Eingabe zu beschleunigen.
Das Aktenzeichen kann bei Tätigkeiten direkt aus der Tabelle mit einem Klick kopiert werden. Aktivitäten in Tätigkeiten sind automatisch von Neu nach Alt sortiert.
Zur besseren Übersichtlichkeit erscheinen gelöschte Organisationsstammdaten am Ende der Daten innerhalb der jeweiligen Selektionsfelder.
Beim Abschluss eines Abonnements per Paypal-Abo enthält man die steuerrelevanten Informationen automatisch per E-Mail.
Der Company Admin kann an andere Administratoren eigenständig übertragen werden.
26.07.2021 Umfangreiche Erweiterungen und Verbesserungen der Usability
In den Organisationsstammdaten werden im Importer Detailinformationen zu den Gesetzen angezeigt.
22.04.2021 Druck und Bugfixings
Optimierung der Druckausgabe für den Bericht "Verarbeitungstätigkeiten". Einspielen von Bugfixes im Tätigkeiten-Manager und im Import.
14.04.2021 Passwortlose Authentifizierung und Tätigkeitenmanager
Nutzer können sich nun passwortlos an der Robin Data Software authentifizieren. Hierzu registrieren sie individuell einen oder mehrer hardwarebasierte Security-Key, der sogenannte "Universelle zweite Faktor (U2F)", der den FIDO2-Standards unterstützt (z. B. Yubikey, SoloKey oder Touchsensor). Der Security-Key kann auch für andere Anwendungen, z. B G-Suite oder Microsoft 365, verwendet werden. Die Registrierung erfolgt in den Kontoeinstellungen des Nutzers unter dem Reiter "Konfiguration".
Im Tätigkeiten-Manager können nun je Tätigkeit unter dem Reiter "Aktivitäten" beendete Aktivitäten über einen Schieberegler ausgeblendet werden.
Die Kontextsensitvität bei der Suche wurde abgestellt und die Suche funktioniert wieder wie gewohnt schnell. In der Tabellenansicht springt der Cursor durch die Tastenkombination "STRG-SPACE" (Mac: CMD+SPACE) in das Suchfeld. Das drücken von "ESC" löscht die Sucheingabe.
Darüberhinaus wurden einige Bugs gefixt.
04.03.2021 Druckberichte und Bugfixes
Unsere Druckfunktionen wurden erweitert um den PDF-Druck von: selektierte Verarbeitungstätigkeiten und TOMs
Es wurden einige Bug gefixt, wie: A-Z-Sortierung im Select zu Funktionsbereichen in Personen, bei der Anzeige der Nutzer im Adminbereich,
13.01.2021 Tätigkeiten-Manager, Datei-Manager und Bug-fixes
In der Tabelle des Tätigkeiten-Manager kann nun der Status der offenen und geschlossenen Aktivitäten über ein Balkendiagramm nachverfolgt werden. Im Datei-Manager können Dateien nun neben Standorten auch Funktionsbereichen zugeordnet werden.
Neue Tätigkeiten erhalten den Status "1 - Neu". Der Import-Button bei TOMs ist wieder sichtbar. Funktionsbereiche in Personen externer Kontakte sind wieder auswählbar.
29.12.2020 Tätigkeiten um Zeitleiste und Exportfunktion erweitert, Bugfixes
Die Tätigkeit verfügt über einen neuen Reiter "Aktivitäten". In diesem können zeitlich sortiert Aktivitäten und Aufgaben verschiedener Typen (Aufgabe, Notiz etc.) angelegt und User zugeordnet werden. Ein Status ermöglicht den Überblick zu behalten.
Ebenso können fehlende "Anfragende Personen" direkt aus der Tätigkeit angelegt werden. Damit gehen wir einen weiteren Schritt, die Vorgangsverwaltung in den Tätigkeiten komfortabler und effizienter zu machen.
In der Tätigkeitentabelle können nun Tätigkeiten als PDF, Excel oder Word exportiert werden, wobei die Darstellung noch weiter optimiert wird. Exportiert werden ja nach Einstellung sichtbare oder alle Einträge.
Ferner wurden einige Bugs gefixt wie: A-Z Sortierung für verschiedenen Selects, Speicherprobleme des Verantwortlichen eingeloggt via DSB-Cockpit bei Tätigkeiten , fehlende Daten beim erzeugen von Löschklassen wurden ergänzt, Probleme beim Anzeigen der Risikobewertung im VVT, Lesbarkeit von Rechtsgrundlagen,
14.12.2020 Aktenzeichen, verbesserte Tätigkeiten und Bug-Fixes
Tätigkeiten und Verarbeitungsverzeichnisse können Aktenzeichen zugewiesen werden. Hierzu ist initial der Import von Aktenzeichen-Kürzeln erforderlich. Aktenzeichen sind systemweit eindeutig.
Innerhalb von Tätigkeiten können nun direkt Personen angelegt werden. Die Anlage von Aufgaben zu Tätigkeiten wurde in ein eigenes Fenster verlagert und ist nun übersichtlicher. Die Beschreibung einer angelegten Aufgab ein der Tabelle wird nur wird symbolisch angezeigt und kann per Klick auf das Symbol geöffnet werden.
Ändert man den Status in der Tabellenansicht, werden die Statuswerte in die jeweiligen Datensätze unter Berücksichtigung des aktiven Nutzers übernommen.
Branchenfilter wurden durchgängig in alle Importer integriert. Bugs wurden gefixt, unter anderem der Fehler, dass Datumsangaben im Freigabeprozess von Verarbeitungstätigkeiten und TOMs nicht gespeichert wurden.
12.11.2020 Automatisch erzeugte Löschklassen aus Verarbeitungstätigkeiten
Aus Verarbeitungstätigkeiten können automatisch Löschklassen erzeugt werden. Grundlage der Erzeugung sind die selektierten Datenarten in der Verarbeitungstätigkeit.
12.10.2020 FOREVER FREE und viele verbesserte Funktionen
Wir sind stolz, dass wir nun die FOREVER FREE Version unserer Robin Data Software anbieten können. Damit leisten wir einen umfassenden Beitrag für mehr Datenschutz, vor allem in kleineren Organisationen und bei Solo-Unternehmern.
Funktional wurde vor allem die Suche in den Tabellen überarbeitet (Volltext plus Filter) und Importfunktionen (TOMs, Organisationsstammdaten) ergänzt. Externe Kontakte können nun kategorisiert werden nach: Auftragnehmer und Auftraggeber. Das ermöglicht die Abbildung des VVT des Auftragsverarbeiters.
Als neues Kommunikationswerkzeug für den Chat und die Integration in die Community wurde aus Basis des Open-Source Tools Mattermost unser ROBIN DATA LAB eingeführt, dessen Nutzung kostenfrei ist und jedem offen steht.
Es wurden diverse Bugs gefixt. Wir danke für die Meldung und das Feedback unserer Kunden und Partner!
03.09.2020 E-Mail-Benachrichtigung bei Tätigkeiten / Optimierte Suche im Tätigkeiten-Manager
Sie können nun den für eine Tätigkeit zugewiesenen, verantwortlichen Systembenutzer per E-Mail benachrichtigen.
Im Tätigkeiten-Manager haben wir für Sie die Such-Funktion der Ergebnis-Tabelle optimiert. Sie können nun Spalten auswählen, in denen der Begriff gesucht werden soll.
20.08.2020 Private Aufgaben und Importfunktionen
Aufgaben können nun als "Privat" gekennzeichnet werden und sind nur für den Kennzeichner sichtbar. Organisationsstammdaten können per Slider importiert werden. Einige Bugs wurden gefixt, in Teilen bereits die Filterfehler bei den Selects aufn Basis der Organisationsstammdaten behoben (z. B. Funktionsbereiche in Verfahren).
23.07.2020 Aufgaben innerhalb einer Tätigkeit verfügbar
Innerhalb einer bereits angelegten Tätigkeit kann man auf der rechten Seite des Fensters, unter dem Punkt Status, Aufgaben zu der jeweiligen Tätigkeit anlegen. Das bietet die Möglichkeit, Unteraufgaben zu einer Tätigkeit zu dokumentieren und den jeweiligen Fortschritt sichtbar zu machen.
13.07.2020 Verantwortliche flexibler einpflegen
Verantwortliche bei Standorten, externen Kontakten und Dienstleistungen können als Mehrfachselektion eingepflegt werden. Bugfixing zum Beispiel bei der Anzeige von Jahreszahlen in der Löschklassentabelle.
27.06.2020 Schutzklassenbewertung angepasst
Die Bewertung der Schutzklasse von verarbeiteten Daten bei Dienstleistungen und Verarbeitungstätigkeiten wurde auf das Schema: öffentliche, nicht-öffentlich, vertrauliche, streng vertrauliche und streng geheime Daten angepasst. Diese Änderungen wurden für die Datenarten übernommen.
23.06.2020 Neuer Status bei "Status & Freigabe"
Um Verarbeitungstätigkeiten, TOMs oder andere Dokumente zur Prüfung freizugeben, ist der Status "Zur Freigabe" eingeführt worden.
18.06.2020 Verbessertes Handling von Tätigkeiten, Optimierung, Bugfixing
Tätigkeiten können nun aus allen sinnvollen Dokumenten verknüpft und aus den den verknüpften Tätigkeiten heraus die Dokumente bearbeitet werden. Welche Dokumente mit Tätigkeiten verknüpft sind, kann man über in der jeweiligen Tabelle über ein Symbol in der Spalte "Tätigkeiten" sehen (Video).
Verarbeitungstätigkeiten können über nun über unseren Slider aus der Robin Data Datenbank importiert werden. Beim Import ist die Auswahl unterschiedlicher Branchen möglich. Ebenso kann man die bereitgestellten Verfahren durchsuchen und die angezeigten Verfahren einschränken, so dass nur noch solche angezeigt werden, die noch nicht importiert wurden (Video).
Organisationsstammdaten können nun wieder "in Masse" über die Tabelle gelöscht werden. Verfahren können mit dedizierten TOMs verknüpft werden.
Weiterhin wurden einige Bugs beim Zwischenspeichern der Formulare behoben, optische und usability Optimierungen (z. B. Löschregeln) vorgenommen und Bugs gefixt.
08.06.2020 Bugfixing, Performance und Handling
Einige Bugs wurden behoben. Die Optimierung der Performance wurde fortgesetzt. Auswahlfelder schließen nun direkt nach Auswahl eines Eintrags (außer bei Datenkategorien).
05.06.2020 Performance- und Usability-Optimierungen
Ansprechpartner externer Kontakte werden innerhalb der externen Kontakte angezeigt. Die Tabellensuche wurde verbessert (Volltext auf die Titelspalte). Organisationsstammdaten wurden umgestellt und von Robin Data vorgegebene Stammdaten sind löschbar. Der Datei-Upload wurde optimiert.
04.05.2020 Tätigkeiten aus Verfahren anlegen
Es ist möglich für bereits erstellte Verarbeitungstätigkeiten Tätigkeiten über den Reiter "Tätigkeiten" in rechten Teil des Formulars anzulegen und bearbeiten. In der Tabelle der Verfahren findet sich eine weitere einblendbare Spalte "Tätigkeiten" die anzeigt, ob einem Verfahren Tätigkeiten zugewiesen sind. Die angelegte Tätigkeit erscheint dann in der Tabelle "Tätigkeiten" und im Formular werden die der Tätigkeit verknüpften Dokumente zugeordnet. (Details). ⊕
27.04.2020 Importfunktionen für Administratoren
Administratoren (Rolle admin) können nun in der Tabelle Personen aus erfassten Personen per Click System-User erzeugen. Zusätzlich können Administratoren in der Tabelle "Personen" per CSV eine Liste von Personen importieren. ⊕
08.04.2020 Drucken, Fachkunde und Kommunen
Eine erste Version des Drucks für die Tabelle Tätigkeiten ist verfügbar (beta). In der Datenschutzorganisation können nun für Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordinatoren die individuelle Fachkunde auf Basis von 7 Kriterien des Düsseldorfer Kreises bewertet und hinterlegt werden. Unsere Branchendatenbank wird derzeit im für Kommunen erweitert. Und es gab einige Bugfixes. ⊕
26.03.2020 Neue Tätigkeiten-Kategorien
Für Tätigkeiten wurden die Kategorien: Ausüben eines Betroffenenrechtes unter höherer Gewalt, Internes Meeting und Meeting ergänzt. ⊕
25.03.2020 Mehr Speed, Update im Hauptmenu und Bugfixes
Die Geschwindigkeit beim Laden und Tabellen und Formularen wurde an den relevanten Stellen deutlich optimiert. Das Hauptmenü hat ein Update erfahren: das DSB-Cockpit und die Organisationsstammdaten befinden sich nun im rechten Bereich, links neben dem Nutzer-Menü. Nutzer können dort nun eigene Organisationsstammdaten hinterlegen für: Funktionsbereiche, Rechtsgrundlagen und Betroffenengruppen und Empfängerkategorien. Aktuell wird allen Nutzer als BETA-Test eine Übersetzungsfunktion der Organisationsstammdaten mitgeliefert. ⊕
Fragen oder Probleme?
Wenden Sie sich an unseren Support unter: support@robin-data.io.