--- title: Datei-Manager description: Dokumente können als Dateien an zentraler Stelle ausgetauscht und standortbezogen verwaltet werden. --- [Zu Content springen](https://help.robin-data.io/datei-manager#main-content) - [Deutsch](https://help.robin-data.io/datei-manager) - [English](https://help.robin-data.io/en/file-manager) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen [Kontakt](https://help.robin-data.io/kb-tickets/new?hsLang=de) ![Robin\_Data\_Wortmarke\_light\_800x140.png\]](https://help.robin-data.io/hs-fs/hubfs/Logo/Robin_Data_Wortmarke_light_800x140.png?height=40&name=Robin_Data_Wortmarke_light_800x140.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - - [Deutsch](https://help.robin-data.io/datei-manager) - [English](https://help.robin-data.io/en/file-manager) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen - [Kontakt](https://help.robin-data.io/kb-tickets/new) - Gehe zu robin-data.io Gehe zu robin-data.io Hallo. Welche Fragen haben Sie zur Robin Data Software? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Hilfe-Center](https://help.robin-data.io/?hsLang=de) 2. [Robin Data ComplianceOS®](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de) 3. [Hauptnavigation: Tätigkeiten](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#hauptnavigation-t%C3%A4tigkeiten) # Datei-Manager ## Dokumente können als Dateien an zentraler Stelle ausgetauscht und standortbezogen verwaltet werden. ### Inhalt - [Hintergrund](https://help.robin-data.io/datei-manager#hintergrund) - [Hochgeladene Dateien verwalten](https://help.robin-data.io/datei-manager#datei-verwalten) - [Datei hochladen](https://help.robin-data.io/datei-manager#hochladen) - [Datei herunterladen oder löschen](https://help.robin-data.io/datei-manager#herunterladen-loeschen)   ### **Besuchen Sie unsere kostenfreien Demos** Wir bieten regelmäßig Online-Demos an, in denen wir Ihnen unsere Datenschutz-Software Robin Data vorstellen. Bekommen Sie einen Einblick in den Aufbau und den Funktionsumfang des digitalen Löschkonzeptes der Robin Data Software. Unsere Experten geben Ihnen und anderen Interessenten umfassenden Einblick und beantworten Ihre Fragen. [Demo besuchen](https://www.robin-data.io/veranstaltungen/demo)   ### Hintergrund Im Datenschutz werden viele Dokumente erstellt, die im Datenschutzmanagementsystem dokumentiert werden müssen. Diese Dokumente sind dabei häufig für alle Standorte einer Organisation nutzbar oder auch nur für einige Standorte der Organisation relevant. Im Datei-Manager können Sie daher Dokumente als Dateien standortbezogen hochladen und verwalten. Aktuell können Sie folgende Dateitypen uploaden:   - PDF-Dateien (.pdf) - Text-Dateien (.txt) - Rich-Text-Dateien (.rtf) - Word-Dateien (.doc / docx.) - Word-Vorlagen (.dot /.dotx) - Excel-Dateien (.xls /.xlsx) - Power-Point (.ppt / .pptx) - Open-Office-Dateien (.odt /.ods / .odp,) - Bilder (.jpg / .jpeg / .png ) Alle weiteren Dateitypen sind für den Upload gesperrt. Sollten Sie in diesem Kontext ein anliegen haben, kontaktieren Sie uns bitte unter: [support@robin-data.io](mailto:support@robin-data.io). ### Hochgeladene Dateien verwalten 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf **Tätigkeiten**: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf **Datei-Manager**: Es öffnet sich die Tabellenansicht, in der Sie Dateien verwalten können. Die allgemeine Funktionalität der Tabellensicht wird in dem Artikel [Tabellensicht verwenden](https://help.robin-data.io/tabellenansicht-verwenden?hsLang=de) beschrieben. In der Tabellenansicht sehen Sie die Übersicht der aktuell bereits hochgeladenen Dateien. ### Datei hochladen #### **Anforderung an den Dateinamen** Wenn die zum Hochladen ausgewählten Datensätze bestimmte Sonderzeichen enthalten, können diese nicht importiert werden. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise zur Benennung von Datensätzen: - Dateinamen dürfen **Leerzeichen** enthalten, diese werden bei Upload automatisch in einen Unterstrich im Dateinamen geändert - Dateinamen dürfen **maximal 90 Zeichen** einschließlich Dateiendung enthalten - Im Dateinamen dürfen nur folgende Zeichen und Ziffern verwendet werden: - Alle Buchstaben des deutschen Alphabets **außer Umlauten** ä, ö, ü und ß  (z. B. 01\_Oeffentlicher\_Dienst) - Alle Ziffern (z .B. 02\_Anlage\_K1 und 03\_Anlage\_K2) - Die Zeichen Unterstrich **\_**  und Minus **-** (z. B.  04\_Klageschrift) - Punkte ( **.** ), wenn Dateinamen von Dateiendungen getrennt werden (z. B. 05\_Massnahmen.docx) 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf **Tätigkeiten**: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf **Datei-Manager**: Es öffnet sich die Tabellenansicht. 3. Klicken Sie auf den Button **+Datei-Manager**: Es öffnet sich eine Eingabemaske. 4. Füllen Sie die Felder der geöffneten Eingabemaske aus. 5. Klicken Sie auf **Speichern**: Die Datei wurde hochgeladen. #### Datenbereiche der Eingabemaske ![2307\_DM\_01](https://help.robin-data.io/hs-fs/hubfs/2307_DM_01.png?width=688&height=265&name=2307_DM_01.png) Zum Vergrößern des Bildes bitte Klicken Der Datenbereich der Eingabemaske weist folgende Felder auf: - **Standorte auswählen:** Wählen Sie einen oder mehrere Standorte aus, für die dieses Dokument gilt - **Funktionsbereich auswählen**: Wählen Sie einen oder mehrere Funktionsbereich aus, für die dieses Dokument gilt. - **Button: Anlage hinzufügen:** Nach dem Klicken auf den Button öffnet sich der Datei-Manager Ihres Betriebssystems (z. B. der Windows Explorer oder der OSX-Finder). Selektieren Sie das hochzuladende Dokument und bestätigen Sie dieses mit "Ok". Beachten Sie dabei die Restriktionen auf die oben aufgeführten, zugelassenen Dateianhänge. Der Name des Dokumentes wird über dem Button angezeigt. ### Datei herunterladen oder löschen In der Tabellenansicht können Sie Dokumente herunterladen oder löschen.  **Hinweis** Die Symbole erscheinen erst in der Zeile der jeweiligen Datei, nachdem diese hochgeladen wurde. Wenn Dateien in der Tabelle hinterlegt sind,  finden Sie in der Spalte **Einstellungen** zwei Symbole: ![](https://help.robin-data.io/hubfs/image-41.png) Diese haben, wenn auf sie geklickt wird, folgende Funktion: - **Blaue Wolke:** Herunterladen des Dokumentes in der markierten Zeile - **Roter Mülleimer:** Löschen des Dokumentes in der markierten Zeile #### **Weitere Frage? - Wir sind für Sie da.** Bei Fragen zur Software können Sie sich gern an unseren Support wenden. Sie erreichen uns unter [support@robin-data.io](mailto:support@robin-data.io).         - [Allgemeine Hilfen](https://help.robin-data.io/allgemeine-hilfen?hsLang=de#main-content) - [Datensicherheit](https://help.robin-data.io/allgemeine-hilfen?hsLang=de#datensicherheit) - [Datenschutz](https://help.robin-data.io/allgemeine-hilfen?hsLang=de#datenschutz) - [Robin Data ComplianceOS®](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#main-content) - [Hauptnavigation: Compliance](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#hauptnavigation-compliance) - [Hauptnavigation: Tätigkeiten](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#hauptnavigation-t%C3%A4tigkeiten) - [Hauptnavigation: Datenschutz](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#hauptnavigation-datenschutz) - [Hauptnavigation: Kontrollsystem](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#hauptnavigation-kontrollsystem) - [Allgemeine Funktionen](https://help.robin-data.io/robin-data-complianceos?hsLang=de#allgemeine-funktionen) - 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[Kapitel 6 – Unabhängige Aufsichtsbehörden](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-6-unabh%C3%A4ngige-aufsichtsbeh%C3%B6rden) - [Kapitel 7 – Zusammenarbeit und Kohärenz](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-7-zusammenarbeit-und-koh%C3%A4renz) - [Kapitel 8 – Rechtsbehelfe, Haftung und Sanktionen](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-8-rechtsbehelfe-haftung-und-sanktionen) - [Kapitel 9 – Vorschriften für besondere Verarbeitungssituationen](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-9-vorschriften-f%C3%BCr-besondere-verarbeitungssituationen) - [Kapitel 10 – Delegierte Rechtsakte und Durchführungsrechtsakte](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-10-delegierte-rechtsakte-und-durchf%C3%BChrungsrechtsakte) - [Kapitel 11 – Schlussbestimmungen](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#kapitel-11-schlussbestimmungen) - [Erwägungsgründe](https://help.robin-data.io/dsgvo?hsLang=de#erw%C3%A4gungsgr%C3%BCnde) - [BDSG](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#main-content) - [Teil 1 – Kapitel 1 – Anwendungsbereich und Begriffsbestimmungen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-1-anwendungsbereich-und-begriffsbestimmungen) - [Teil 1 – Kapitel 2 – Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-2-rechtsgrundlagen-der-verarbeitung-personenbezogener-daten) - [Teil 1 – Kapitel 3 – Datenschutzbeauftragte öffentlicher Stellen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-3-datenschutzbeauftragte-%C3%B6ffentlicher-stellen) - [Teil 1 – Kapitel 4 – Die oder der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-4-die-oder-der-bundesbeauftragte-f%C3%BCr-den-datenschutz-und-die-informationsfreiheit) - [Teil 1 – Kapitel 5 – Vertretung im Europäischen Datenschutzausschuss](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-5-vertretung-im-europ%C3%A4ischen-datenschutzausschuss) - [Teil 1 – Kapitel 6 – Rechtsbehelfe](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-1-kapitel-6-rechtsbehelfe) - [Teil 2 – Kapitel 1 – Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-1-rechtsgrundlagen-der-verarbeitung-personenbezogener-daten) - [Teil 2 – Kapitel 2 – Rechte der betroffenen Person](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-2-rechte-der-betroffenen-person) - [Teil 2 – Kapitel 3 – Pflichten der Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-3-pflichten-der-verantwortlichen-und-auftragsverarbeiter) - [Teil 2 – Kapitel 4 – Aufsichtsbehörde für die Datenverarbeitung durch nichtöffentliche Stellen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-4-aufsichtsbeh%C3%B6rde-f%C3%BCr-die-datenverarbeitung-durch-nicht%C3%B6ffentliche-stellen) - [Teil 2 – Kapitel 5 – Sanktionen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-5-sanktionen) - [Teil 2 – Kapitel 6 – Rechtsbehelfe](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-2-kapitel-6-rechtsbehelfe) - [Teil 3 - Kapitel 1 - Anwendungsbereich, Begriffsbestimmungen und allgemeine Grundsätze](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-1-anwendungsbereich-begriffsbestimmungen-und-allgemeine-grunds%C3%A4tze) - [Teil 3 - Kapitel 2 - Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-2-rechtsgrundlagen-der-verarbeitung-personenbezogener-daten) - [Teil 3 - Kapitel 3 - Rechte der betroffenen Person](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-3-rechte-der-betroffenen-person) - [Teil 3 - Kapitel 4 - Pflichten der Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-4-pflichten-der-verantwortlichen-und-auftragsverarbeiter) - [Teil 3 - Kapitel 5 - Datenübermittlungen an Drittstaaten und an internationale Organisationen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-5-daten%C3%BCbermittlungen-an-drittstaaten-und-an-internationale-organisationen) - [Teil 3 - Kapitel 6 - Zusammenarbeit der Aufsichtsbehörden](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-6-zusammenarbeit-der-aufsichtsbeh%C3%B6rden) - [Teil 3 - Kapitel 7 - Haftung und Sanktionen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-3-kapitel-7-haftung-und-sanktionen) - [Teil 4 - Besondere Bestimmungen](https://help.robin-data.io/bdsg?hsLang=de#teil-4-besondere-bestimmungen) - [TDDDG](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#main-content) - [Teil 1 Allgemeine Vorschriften](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-1-allgemeine-vorschriften) - [Teil 2 - Kapitel 1 - Vertraulichkeit der Kommunikation](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-2-kapitel-1-vertraulichkeit-der-kommunikation) - [Teil 2 - Kapitel 2 - Verkehrsdaten, Standortdaten](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-2-kapitel-2-verkehrsdaten-standortdaten) - [Teil 2 - Kapitel 3 - Verbindungen, Rufnummernanzeige und -unterdrückung, Anrufweiterschaltung](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-2-kapitel-3-verbindungen-rufnummernanzeige-und-unterdr%C3%BCckung-anrufweiterschaltung) - [Teil 2 - Kapitel 4 - Endnutzerverzeichnisse, Bereitstellen von Endnutzerdaten](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-2-kapitel-4-endnutzerverzeichnisse-bereitstellen-von-endnutzerdaten) - [Teil 3 - Kapitel 1 - Technische und organisatorische Vorkehrungen](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-3-kapitel-1-technische-und-organisatorische-vorkehrungen) - [Teil 3 - Kapitel 2 - Endeinrichtungen](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-3-kapitel-2-endeinrichtungen) - [Teil 4 - Straf- und Bußgeldvorschriften und Aufsicht](https://help.robin-data.io/tdddg?hsLang=de#teil-4-straf-und-bu%C3%9Fgeldvorschriften-und-aufsicht) - [LDSG](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#main-content) - [BayDSG – LDSG Bayern](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#baydsg-ldsg-bayern) - [BbgDSG – LDSG Brandenburg](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#bbgdsg-ldsg-brandenburg) - [BlnDSG – LDSG Berlin](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#blndsg-ldsg-berlin) - [BremDSGVOAG – LDSG Bremen](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#bremdsgvoag-ldsg-bremen) - [DSAG LSA – LDSG Sachsen-Anhalt](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#dsag-lsa-ldsg-sachsen-anhalt) - [DSG M-V – LDSG Mecklenburg-Vorpommern](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#dsg-m-v-ldsg-mecklenburg-vorpommern) - [DSG NRW – LDSG Nordrhein-Westfalen](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#dsg-nrw-ldsg-nordrhein-westfalen) - [HDSIG — LDSG Hessen](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#hdsig-ldsg-hessen) - [HmbDSG — LDSG Hamburg](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#hmbdsg-ldsg-hamburg) - [LDSG-BW — LDSG Baden-Württemberg](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#ldsg-bw-ldsg-baden-w%C3%BCrttemberg) - [LDSG-RLP — LDSG Rheinland-Pfalz](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#ldsg-rlp-ldsg-rheinland-pfalz) - [LDSG-SH — LDSG Schlesweig-Holstein](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#ldsg-sh-ldsg-schlesweig-holstein) - [NDSG — LDSG Niedersachsen](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#ndsg-ldsg-niedersachsen) - [SaechsDSDG — LDSG Sachsen](https://help.robin-data.io/ldsg?hsLang=de#saechsdsdg-ldsg-sachsen) - 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