Aktualisierung von Löschklassen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche definierte Aufbewahrungsfristen bestimmen Löschfristen und können sich aufgrund der Gesetzeslage ändern. Aktualisieren Sie regelmäßige die Löschklassen in Robin Data ComplianceOS®.

Hintergrund

Um die Einhaltung aktueller Gesetze, insbesondere im Datenschutz- und Wirtschaftsrecht, zu gewährleisten, ist eine regelmäßige Aktualisierung der Löschklassen in Robin Data ComplianceOS® unerlässlich. Änderungen in der Gesetzgebung können die definierten Aufbewahrungsfristen beeinflussen, die wiederum die Speicher- und Löschfristen in Löschkonzepten bestimmen.

Ein Beispiel ist die Senkung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV von zehn auf acht Jahre in 2025.  Diese gesetzliche Änderung erfordert eine Aktualisierung der betroffenen Löschklassen in Robin Data ComplianceOS®.

Die Umsetzung des Löschkonzeptes in Robin Data ComplianceOS® erfolgt auf Basis der DIN 66398 "Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten" und gestaltet sich wie folgt:

• Datenarten & Aufbewahrungsfristen: Datenarten (z.B. Geschäftsbriefe, Buchungsbelege) haben gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Datenarten und deren Aufbewahrungsfristen bilden die Grundlage für Löschklassen.
• Löschklasse = Datenart + Frist: Jede Löschklasse beinhaltet eine Datenart und die zugehörige Löschfrist. Nach Ablauf der Frist müssen personenbezogene Daten gelöscht oder Dokumente vernichtet werden.
• Löschklassen aus VVT: Löschklassen werden direkt aus dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) generiert, um eine direkte Verbindung zwischen den Verarbeitungstätigkeiten und den Löschprozessen zu gewährleisten. Daraus resultiert das Löschkonzept.
• Beispiel Lohnsteuerunterlagen: Die Datenart "Lohnsteuerunterlagen" hat eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Unterlagen gelöscht werden.

Identifizieren von nicht mehr aktuellen Löschklassen

1. Überprüfen Sie regelmäßig Ihr organisatorisches Löschkonzept und die verwendeten Datenarten bzw. Löschklassen. Sind die dort definierten Löschklassen noch relevant und decken sie alle aktuellen Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen ab?
2. Analysieren Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis (VVT). Sind die dort genannten Datenarten und Datenkategorien und die zugeordneten Speicher- und Löschfristen mit den aktuellen Löschklassen in Robin Data ComplianceOS® konsistent? Bestenfalls sind Ihre Verarbeitungstätigkeiten über den Matcher mit den jeweiligen Löschklassen verknüpft.
3. Verfolgen Sie gesetzliche und regulatorische Änderungen in relevanten Gesetzen (z.B. DSGVO, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, branchenspezifische Vorschriften). Haben sich Aufbewahrungsfristen oder Löschpflichten geändert, die eine Aktualisierung der Löschklassen erfordern? (Siehe vorherige Diskussion zum Bürokratieentlastungsgesetz IV).
4. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, bei denen die Implementierung des Löschkonzepts in Robin Data ComplianceOS®überprüft wird. Sind die vorhandenen Löschklassen noch korrekt?

Veraltete Löschklassen aktualisieren

Robin Data pflegt gesetzliche und regulatorische Änderungen über die Datenarten und deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese aktualisierten Datenarten sind automatisch in allen Robin Data Mandanten verfügbar.

Um die veraltet Datenart zu aktualisieren gehen Benutzer wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutz: Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Löschkonzept: Es öffnet sich die Tabellenansicht in der Tab Löschklasse.
3. Klicken Sie in der Tabelle auf die Löschklasse die Sie bearbeiten möchten: Die Eingabemaske der Löschklasse wird geöffnet und die Datenart wird aktualisiert.

4. Klicken Sie in das Feld Anzahl der Perioden und passen Sie diese entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist an.

5. Klicken Sie auf Speichern: Die Löschklasse und gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Datenart wurden aktualisiert.